Warum geht Rotary bei der IT neue Wege?

Die Idee war 2007 gut, und sie war groß: RO.CAS sollte zusammenführen, was zusammengehört, und endlich alle 15 deutschen Rotary-Distrikte in einer neuen Clubverwaltungssoftware vereinen. Sie machte seither das Clubleben komfortabler, einfacher und sicherer. 2016 war es erneut so weit. Nach fast zehn Jahren gab es Sicherheitsbedenken, und es wurden qualitative Änderungen erforderlich. Vertreter des DGR und des Verlags setzten deshalb 2016 eine Ausschreibung für RO.CAS 2 auf. Diese Ausschreibung gewann EE-Solutions.

Die Clubs haben die Kosten der Neuentwicklung mit 165 Euro im Jahr für fünf Jahre bezahlt. Im April 2018 erfolgte durch den Verlag die Abnahme der von EESolutions programmierten neuen Software RO.CAS 2. Die rotarische Gemeinschaft hat diese Software allerdings so nicht eingeführt, weil diese noch nicht allen Ansprüchen der Rotarier genügte. Die Clubs, vertreten durch die Governor, haben dann mit dem Verlag einen Vertrag zur Nutzung von RO.CAS 2 geschlossen, der unter anderem die Anpassung von RO.CAS 2 in 340 Punkten vorsah. RO.CAS 2 wurde ab 2020 eingeführt und in drei Schritten auf den aktuellen Stand gebracht. Die 340 offenen Punkte führten letztlich beim Verlag zu Mehraufwendungen von 650.000 Euro, die vom Verlag nicht an die Clubs weiterberechnet wurden.

Für die Nutzung von RO.CAS 2 erhielt der Verlag von jedem Club 204 Euro pro Jahr, um die laufenden Kosten zu decken, wovon 30 Euro in die Weiterentwicklung der Software zu investieren waren. Es stellte sich heraus, dass mit diesen Nutzungsgebühren ein wirtschaftlicher Betrieb nicht möglich war.

Rückkehr zum Kerngeschäft

2021 stellte deshalb der Verlag in Berlin auf einer von ihm einberufenen Vertreterversammlung den anwesenden Distriktvertretern ein neues pauschales Abrechnungssystem pro Mitglied vor. In dem vorgeschlagenen Pauschalbetrag waren der Bezug des Rotary Magazins, die Nutzung von RO.CAS 2, den „Schwesterprodukten“ RO.App, RO.Mail, RO.Cloud und RO.Web und das Mitgliederverzeichnis enthalten. Dafür konnten die Teilnehmer nicht gewonnen werden, weshalb sie dem Konzept nicht zustimmten.

Der Rotary Verlag gab im IT-Bereich damit weiter mehr Geld aus, als er einnahm. Das führte dazu, dass sich der Verlag im Frühling 2023 notgedrungen dazu entschloss, sich von seinem unwirtschaftlichen IT-Geschäftsbereich zu trennen. Der Vertrag mit den Clubs wurde nach Vorankündigung und unter Einbindung des DGR zum 30. Juni 2024 gekündigt. Fortan möchte sich der Verlag auf sein Kerngeschäft konzentrieren – die Publikation und Kommunikation. Print- und Online-Produkte werden zum Nutzen der Leser zu einem zeitgemäßen MultimediaAngebot ausgebaut. Dazu stehen Veränderungen an, die gemeinsam mit den Vertretern des DGR im Herausgeberkreis vorangetrieben und vom DGR ausdrücklich begrüßt werden.

Vor dem Hintergrund der termingerechten Kündigung mit den Clubs entschloss sich der DGR, über einen Verein die Rotary IT-GmbH zu gründen, um die bisher vom Verlag betriebenen IT-Dienstleistungen übernehmen zu können. Hierzu stellte man zunächst einen Produktvergleich an. Dabei erwies sich RO.CAS 2 als das beste System. Die Maßanfertigung für die deutschen Rotarier und Rotarierinnen ist offenbar doch nicht so schlecht wie ihr Ruf.

Die anschließenden Gespräche der Rotary IT-GmbH mit EE-Solutions führten zu einem weitgehenden Einvernehmen über den Umfang der Weiterentwicklung von RO.CAS 2, um diese Software unter anderem für Mobiltelefone besser nutzbar zu machen. Die Rotary IT-GmbH geht gemeinsam mit EE-Solutions davon aus, dass „RO.CAS 3“ nach einer sorgfältigen Testphase Ende Oktober 2024 live gehen könnte.

Das Ziel: Übergabe zum 1. Juli

Die Rotary IT-GmbH informiert seither laufend unter dem Projektnamen „Future Works“ die deutschen Rotary Clubs über den Stand der Umsetzung. Ziel ist es, die Nutzung des Gesamtpakets von RO.CAS 3 und das elektronische Mitgliederverzeichnis für alle Anwender zu ermöglichen. Für 16 Euro sind alle Leistungen enthalten. In den Distriktversammlungen aller 15 Distrikte wird hierzu gerade der Weg geebnet.

Mitte 2023 haben die Rotary Verlags GmbH und die Rotary IT-GmbH einen „Letter of Intent“ unterschrieben, in dem der Übergang der IT-Dienstleistung vom Verlag zur IT-GmbH geregelt ist. Inzwischen befinden sich beide Unternehmen in konkreten Vertragsverhandlungen.

Sollten Verlag und IT-GmbH bis zur Jahresmitte wider Erwarten keine Einigung erzielen, verbleiben die IT-Produkte um RO.CAS 2 bis zur endgültigen Einigung in der Hand des Verlags. Zur temporären Weiterführung der IT durch den Verlag muss dann ein neuer Nutzungsvertrag interimsweise aus datenschutzrechtlichen Gründen zwischen dem Verlag und den Clubs, respektive den Distrikten, geschlossen werden. Ein verlässlicher Betrieb zu den bisherigen Bedingungen könnte durch den Verlag für einen kurzen Zeitraum bis zur endgültigen Entscheidung für RO.CAS 3 sicher gestellt werden.

Beide Seiten bekräftigen nach wie vor ihren Willen zur Übertragung der IT-Verantwortung zum 1. Juli 2024.