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RC Berlin-Platz der Republik

Club-Akten archivieren - so könnte es gehen

RC Berlin-Platz der Republik - Club-Akten archivieren - so könnte es gehen
© Jörg M. Haas, RC Berlin-Platz der Republik

Der RC Berlin-Platz der Republik hat im Rahmen einer ersten Archiv-Ablieferung seine Gründungsakten und die Akten des rotarischen Jahres 2018 eingelagert. Damit wurde das Club-Archiv als Privatdepot im Mitte Museum - dem zuständigen Archiv des Bezirksamtes - eröffnet und so alle wichtigen Dokumente gesichert.

02.03.2020

Clubmitglied Jörg M. Haas vom RC Berlin-Platz der Republik schrieb zu dem Thema einen Beitrag für den D1940-Blog (vollständiger Text). Zusammenfassende Auszüge lesen Sie hier:

Eines der Gründungsprinzipien, denen sich der RC Berlin-Platz der Republik verschrieben hat, ist die "Transparenz" des Clublebens und des Clubhandelns. Dabei sind sich die Mitglieder sicher: Ein gut geführtes Archiv ist Grundvoraussetzung, Clubentwicklung und Clubhandeln unter dem Gesichtspunkt der Transparenz nachzeichnen zu können. Nicht zuletzt für den Club selbst – zum Beispiel in fünf oder zehn Jahren – bietet ein Club-Archiv die Chance, sich wieder an die Wurzeln der eigenen Clubgeschichte zu erinnern.

Dabei ist klar: Grundsätzlich sind Stadt- oder Staatsarchive daran interessiert, das bürgerschaftliche Engagement im eigenen Zuständigkeitsbereich für die Zukunft zu konservieren. Eine Quelle dafür sind neben Nachlässen unter anderem auch Clubarchive.

Es gilt aber, mehrere Hürden zu nehmen:

  • Das zuständige Archiv muss den Club vor Ort als gesellschaftlich relevant und damit als archivwürdig anerkennen. Es gilt also auch, das richtige Archiv zu finden. Der RC Berlin-Platz der Republik bekam vom Landesarchiv den Hinweis auf das Museum Mitte als das zuständige Bezirksarchiv des Bezirkes Berlin-Mitte.
  • Bei der Erstellung des Archivkataloges ist darauf zu achten, dass die Gliederung nicht zu kleinteilig wird und auf einen langen Fortbestand des Archives ausgerichtet ist. Die Aussonderung von Unterlagen ist in der Regel fachlich verpönt.
  • Kernstück des Archives bilden die Stammakten, die gebundenen, zentralen Akten des rotarischen Jahres: mit Präsidentbericht, Programm und Präsenznachweise, Wochenberichte, Tagesordnungen und Protokolle von Boardmeetings und Clubversammlungen, Informationen über Projekte, das Kassenbuch des Clubs und mehr - in Buchbindung.
  • Die zweite wichtige Archivalie bildet die eigentliche "Handakte des Präsidenten" – sprich die gesammelte Korrespondenz eines rotarischen Jahres.

Für die Weiterführung und Pflege des Archivbestandes entscheidend ist der Club-Archivar.

Und: Ein gut geführtes Clubarchiv trägt zum Clubleben auf vielfältige Weise bei und ist vor allem auch eine Investition in die Zukunft des Clubs.

Mehr zu diesem Thema von Jörg M. Haas, Rotary Club Berlin-Platz der Republik, lesen Sie auf dem Blog von D1940 - HIERhttps://www.rotary1940.org/blog/2020/03/01/club-akten-arvieren-der-rotary-club-berlin-platz-der-republik-macht-es-vor/