Wenn die KI das Protokoll übernimmt

In diesem Geist hat der Club in den vergangenen Monaten eine Neuerung eingeführt: die automatisierte Protokollierung von Meeting-Vorträgen mittels künstlicher Intelligenz. Diese Neuerung entlastet das Sekretariat, steigert die Effizienz und stellt zugleich sicher, dass die hochwertige Dokumentation von Meetings gewahrt bleibt. Mit dem Einsatz eines Voice Recorders in Kombination mit ChatGPT geht der Club neue Wege und möchte seine Erfahrungen mit anderen Rotary Clubs teilen.

Tradition trifft auf Technologie: Warum KI-Protokolle die Zukunft sind

Wöchentliche Meetings sind das Herzstück eines jeden Rotary Clubs. Hier werden nicht nur aktuelle Projekte besprochen, sondern auch Vorträge zu gesellschaftlich relevanten Themen gehalten. Die anschließende Dokumentation dieser Inhalte ist ein essenzieller Bestandteil der Clubarbeit. Doch bislang bedeutete dies einen erheblichen Aufwand für das Sekretariat.

"Das Erstellen von Protokollen gehört seit jeher zu den Aufgaben des Clubs. Doch bei wöchentlichen Treffen mit spannenden Vorträgen kann dies zu einer zeitintensiven Herausforderung werden", erklärt Gabi Marx, die das Sekretariat des RC Remscheid innehat. "Wir suchten nach einer Lösung, die den Aufwand reduziert, aber gleichzeitig die Qualität der Protokolle erhält oder sogar verbessert", ergänzt der zukünftige Sekretär Christoph Imber-Böcker.

Hier kam die künstliche Intelligenz ins Spiel. In einer mehrwöchigen Testphase wurden Vorträge mithilfe einer KI-basierten Lösung transkribiert und zusammengefasst. Das Ergebnis war überzeugend: Die Zusammenfassungen waren nicht nur präzise, sondern auch sprachlich ansprechend formuliert. Auf dieser Grundlage entschied sich der Club für die Anschaffung eines "Plaud Note" AI Voice Recorders, um den Prozess einfach handhaben und nahtlos durchführen zu können.

Wie funktioniert das neue System?

Der Plaud Note AI Voice Recorder erfasst die Vorträge mit hochmoderner Spracherkennungstechnologie und überträgt die Aufnahmen zur weiteren Verarbeitung an eine KI-Plattform. Anschließend erstellt ChatGPT eine strukturierte Zusammenfassung, die die zentralen Inhalte und Kernaussagen präzise wiedergibt. Ein Mitglied des Protokoll-Teams nimmt zuletzt eine qualitative Endprüfung vor, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte erhalten bleiben und dem hohen Rotary-Standard entsprechen.

Dieser Prozess ermöglicht es, innerhalb kürzester Zeit hochwertige Protokolle zu generieren. Besonders wichtig: Der menschliche Faktor bleibt bestehen. Die KI unterstützt, aber ersetzt nicht die redaktionelle Verantwortung des jeweiligen Protokollanten.

Datenschutz und Vertraulichkeit

Ein essenzieller Aspekt bei der Nutzung von KI-Technologie ist der Schutz sensibler Daten. Der RC Remscheid hat daher klare Richtlinien für den Datenschutz definiert: Es werden keine personenbezogenen Daten erfasst und die Rohdaten der Transkription werden nicht dauerhaft gespeichert. Lediglich die fertig bearbeiteten Protokolle werden wie bislang gesichert und für die Mitglieder zugänglich gemacht. So wird sichergestellt, dass die Privatsphäre aller Beteiligten gewahrt bleibt und gleichzeitig eine effiziente und zuverlässige Dokumentation gewährleistet ist.

Rotary-Werte und moderne Technik: Kein Widerspruch

Die Entscheidung des RC Remscheid zeigt, dass Innovation und Tradition keine Gegensätze sein müssen. Die Werte von Rotary – Dienste für die Allgemeinheit, Integrität und freundschaftlicher Austausch – bleiben zentral, während technologische Fortschritte gezielt genutzt werden, um die Gemeinschaft zu stärken.

Zudem bietet die Methode neue Perspektiven für andere Rotary Clubs: Wie kann KI dazu beitragen, interne Abläufe effizienter zu gestalten? Welche weiteren Einsatzmöglichkeiten gibt es für digitale Technologien im Club? Der Austausch über diese Fragen könnte spannende Impulse für die Zukunft liefern.