5. Personen

Sie müssen die Bilder und Daten einer Person immer in deren eigenen Personendatensatz einfügen. Es ist nicht möglich, das Bild des Partners im eigenen Datensatzes hochzuladen und umgekehrt.  

In den Personendaten einer Person können Sie nicht die Personendaten einer anderen Person bearbeiten. Es ist lediglich in jedem Personendatensatz möglich, im RO.CAS System vorhandene Personen als Beziehung zu verbinden. 

Bevor Sie die Versand-Adresse (an einigen Stellen in RO.CAS auch Kommunikations- Kanal genannt) auswählen können, müssen Sie mindestens eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben. Dies bedeutet, dass Sie nach dem Eingeben der ersten E-Mail-Adresse mit dem Diskette-Symbol erst zwischenspeichern und anschließend mit dem Stift-Symbol die Bearbeitung wieder aktivieren müssen.  

Möchten Sie mehrere E-Mail-Adressen hinterlegen, z.B. private und berufliche, muss bei der E-Mail, welche zum Login verwendet wird, das nebenliegende Sternchen für die “Primäre Auswahl” aktiviert werden. Ansonsten wird der Login zu allen Rotary Produkten nicht mehr funktionieren. 

Anleitung (klicken/ausfüllen) – Gehen Sie bitte zu:  

Nachdem Sie die Zugehörigkeit einer Person bei Ihnen im Club beenden, können Sie dessen Daten nicht mehr bearbeiten. Sie können also eine ausgetretene Person nicht einfach wieder reaktivieren, sondern müssen immer eine neue Person anlegen.  

Personen, die schon im System hinterlegt wurden, werden Ihnen jedoch anhand ihrer Namensgleichheit bei der Neuanlage einer Person vorgeschlagen und lassen sich übernehmen.  

Bei einem Clubwechsel lassen sich die Personendaten vom aufnehmenden Club erst dann vollständig bearbeiten, nachdem die Datenhoheit vom alten auf den neuen Club übertragen wird. Der aufnehmende Club muss deshalb dem Team vom ServiceDesk eine Nachricht zukommen lassen, nachdem Sie die Person bei sich angelegt haben.  

Bitte beachten Sie, dass Personen bei Clubaustritt nicht einfach aus Ihrem Club gelöscht werden. Sie wechseln den Zugehörigkeits-Status auf „ehemalige Zugehörigkeit“. Personen mit aktiver und ehemaliger Zugehörigkeit lassen sich nicht zusammen anzeigen, so dass es niemals zu Verwirrungen kommen kann. 

Die Informationen, die hier stehen sind leider in einigen Fällen falsch oder unvollständig.  

Falsche Daten liegen leider daran, dass im alten RO.CAS nicht immer alles perfekt eingeben wurde. Damit dies im neuen RO.CAS nicht so schnell passieren kann, wurden viele Mechanismen eingebaut, die dies verhindern sollen. Falls Sie sich an so mancher Stelle fragen, wieso etwas eher ungewöhnlich gelöst wurde oder warum die Zugangsrechte so beschränkt sind, liegt die Antwort häufig in der Erfahrung mit den unsauber gepflegten Daten der Vergangenheit.  

Unvollständige Daten liegen wahrscheinlich deshalb vor, da wir noch sehr viele Personen-Dubletten manuell zusammenführen müssen. Aufgrund der nicht immer sauberen Daten dauert dies zum Teil sehr lange und verlangt von uns manchmal regelrechte Detektivarbeit. 

Es gibt im neuen RO.CAS sehr viele Personen, die mehrfach vorkommen. Zum Beispiel, weil Sie einmal als Aktivmitglied und einmal als Partner (beide mit aktiver Zugehörigkeit) angelegt worden sind.  

Diese Personen-Dubletten müssen von unseren ServiceDesk Team zu einer Person zusammengeführt werden. 

Hierfür müssen die Clubs oder auch unser ServiceDesk Team die aktive Zugehörigkeit des Partner Personendatensatzes (Zugehörigkeits-Art = Partner) vorher beenden (Zugehörigkeits-Ende eingeben). Erst danach können die Personen-Dubletten zu einer Person zusammengeführt werden.  

Unser ServiceDesk Team wird sämtliche Dubletten mit der Zeit – oder wenn wir aktiv auf eine Personen-Dublette hingewiesen werden – zusammenführen. Dies wird aber vermutlich einige Wochen dauern, da aus dem alten RO.CAS über 8000 potenzielle Personen-Dubletten übernommen worden sind, die alle einzeln geprüft werden müssen. Bisher konnte das ServiceDesk Team ca. 3000 Personen-Dubletten bereits zusammenführen.