RO.CAS und die Digitalchecks
Ende Oktober 2020 wurde die Clubverwaltungssoftware RO.CAS auf die neue Version umgestellt. Anlass für die Modernisierung waren technische und regulatorische Gründe - wie etwa der Datenschutz nach DSGVO.
RO.CAS stellt das "Herz" der rotarischen IT-Systeme dar, ist umringt von weiteren Applikationen und Diensten wie die beliebte RO.APP für Smartphones, das eMGV — das elektronische Mitgliederverzeichnis als zeitgemäße Alternative zur Buchausgabe —, RO.Mail für den Mailverteiler, RO.Web für den Webauftritt und schließlich die RO.Cloud, die datenschutzgerechte Dokumentenablage. Die letzteren Dienste sind beim Rotary Verlag gegen einmalige oder jährliche Abogebühren buchbar. Genutzt werden die Dienste mit dem persönlichen Login jedes rotarischen Mitglieds per Single-Sign-On-Zugang.
Clubdaten aktualisieren
Damit der Umstieg auf das neue RO.CAS reibungslos klappte, musste jeder Club sicherstellen, dass die eigenen Clubdaten valide sind und zur Datenstruktur des neuen RO.CAS passten. Beispielsweise werden nun auch nichtrotarische Lebenspartner datenschutzkonform als eigene Personendatensätze in RO.CAS geführt. Rotarische Partner, die etwa in einem Nachbarclub Mitglied sind, werden nicht nur mehr als Anhang geführt, sondern werden stattdessen als echte "partnerschaftliche Verknüpfung" im System eingetragen.
Der Datenumzug wurde mit größtmöglicher Sorgfalt durch den Verlag und das neu etablierte Servicedesk bewerkstelligt, doch manchmal steckt der Fehler im Detail. Es war daher die Motivation für die DICOs (District Internet and Communication Officers) in den Distrikten, auf die Clubs zuzugehen und Online-Sprechstunden, Schulungen sowie clubspezifische "Digitalchecks" anzubieten.
Digitalcheck nur mit AV-Vertrag
Die wichtigste Voraussetzung für einen clubbezogenen Digitalcheck ist aus Datenschutzgründen eine Auftragsdatenvereinbarung gegenüber dem Distrikt, damit der DICO die formalen Leserechte in die Clubdaten erhält. Der AV-Vertrag wurde vom Datenschutzausschuss des Governorrats zur Verfügung gestellt und formuliert die regulatorischen Punkte. Ohne diesen AV-Vertrag haben die DICOs keinen Einblick in die Clubdaten und können somit auch keinen clubindividuellen Support leisten.
Vor dem eigentlichen Datencheck, welcher zusammen mit Clubvertretern — den aktuellen Rahmenbedingungen geschuldet — online geschieht, steht ein "Vorabcheck", in welchem durch den DICO die Clubdaten gesichtet und Stichproben durchgeführt werden. Der Einblick in die Clubs zeigt, dass viele Clubs mit den zugehörigen Diensten unterschiedlich organisiert sind. Beispielsweise nutzen einige Clubs externe Sekretariate für die Verwaltungsaufgaben, andere führen dies selbst durch.
Neben den organisatorischen Workflows geht es bei den Digitalchecks auch um inhaltliche Problembereiche. Wo das Vorgängersystem noch sehr versöhnlich war, ist nunmehr jeder Datensatz mit den zugehörigen Pflichtfeldern ordentlich zu pflegen, anderenfalls führt dies dazu, dass sich die Software nicht korrekt verhält. Häufige Fehlerbeispiele sind zum Beispiel unvollständige Partnerdatensätze mit dem Geburtsjahr "2100", die dann auf der Teilnehmerliste nicht aufscheinen, da sich das Geburtsdatum weiter in der Zukunft befindet als das geplante Meeting. Ehemalige Mitglieder eines Clubs werden nicht mehr geführt, da Eintritts- oder Geburtsdaten nicht korrekt gepflegt waren. Kontaktinformationen in der RO.App werden nicht dargestellt, da die Datenfreigaben der einzelnen Mitglieder und deren Partner nicht abgefragt und gesetzt sind. Es sind dann solche Aha-Momente, die während eines Digitalchecks zur Aufklärung führen, da klar wird, wie sich RO.CAS verhält — nicht etwa einem Mysterium, sondern der nüchternen Programmlogik geschuldet.
Aktuelle und hilfreiche Hilfeseiten zum neuen RO.CAS gibt es nun auch direkt vom Rotary Verlag unter https://digital.rotary.de
Dr. Péter Pálffy
DICO Distrikt 1950
RC Forchheim
