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Rotary Aktuell

Aufgeräumt, empathisch und für alle Rotarier von hohem Nutzwert

Rotary Aktuell - Aufgeräumt, empathisch und für alle Rotarier von hohem Nutzwert
Entwickelten die neue Software: Timo Hammerbacher (Mitte; Leiter IT Rotary Verlag), EE Solutions-Geschäftsführer Martin Ellmann (links) und Frank Nigbur (EES) © Rotary Verlag

Die Neuentwicklung der Clubverwaltungssoftware RO.CAS ist so gut wie abgeschlossen – dank intensiver Zusammenarbeit zwischen Rotary Verlag, EE Solutions, DICOs, IT-Lenkungskreis und Datenschutzbeauftragtem des Deutschen Governorrates.

Timo Hammerbacher01.02.2019

Am Anfang jeder Softwareentwicklung steht die Frage, welche Philosophie ihr zugrunde liegen soll. Nach Analyse der alten RO.CAS-Version definierten wir für uns folgenden Grundsatz: „Eine Software muss den Fähigkeiten und Schwächen der Menschen gerecht werden, damit der Mensch als Anwender nicht nur seinen Job damit erledigen kann, sondern auch zufriedener und produktiver dabei wird. Hierfür hat das Resultat den investierten Aufwand unbedingt zu übertreffen.“ Zwingend nötig dafür ist allerdings eine Schnittstelle zwischen Mensch und Maschine, die die Sachverhalte einfach und intuitiv begreifbar darstellt, damit die Digitalisierung nicht als Last, sondern als Bereicherung anerkannt wird.

Im Kontext von RO.CAS bedeutete dieser Ansatz beispielsweise, dass alle 210 Eingabemasken der bisherigen Version samt dazugehöriger Prozesse analysiert und auf den Punkt gebracht werden mussten. Mit Erfolg: Doppelte und ähnliche Formulare konnten zusammengefasst und durch Filter ergänzt werden, sodass das neue RO.CAS lediglich 40 Eingabemasken vorsieht. Und dies, ohne auf Funktionen oder Möglichkeiten zu verzichten. Durch diese Änderungen ist vieles neu und anders, dafür aber strukturierter und vor allem einheitlich.

Flache Menüstrukturen

Ein weiteres großes Augenmerk im Software-Design wurde auf die einfache und intuitive Bedienung gelegt. Flache Menüstrukturen und einheitliche Gliederungen in den Formularen ermöglichen fortan eine intuitive und effiziente Nutzung des Systems. Hinzu kommt, dass das neue RO.CAS responsiv ist. Was genau verbirgt sich hinter diesem Begriff? Um eine optimale Nutzung geräteabhängig zu gewähren, passt sich das Layout von RO.CAS dem Bildschirmformat individuell an und erleichtert so die Bedienung. Egal, ob am Büro-PC, mit dem Laptop am Flughafen oder zu Hause am Tablet: RO.CAS steht Ihnen auf jedem Gerät in optimaler Darstellung zur Verfügung.

Von großem Nutzen für alle

Wer sind nun eigentlich die Nutzer von RO.CAS? Bisher dient RO.CAS größtenteils den Amtsträgern der Clubs und Distrikte für die Verwaltungstätigkeiten im Clubleben. Das neue RO.CAS ist für jeden Rotarier konzipiert, da es das bisherige Intranet der RO.Web-Websites ersetzt. Genau so wie in der RO.App können sich jetzt alle Rotarier in RO.CAS zu Terminen anmelden, Meetingprotokolle einsehen und auf freigegebene Informationen über ihren Club und die Mitglieder zugreifen. Auch die Interaktion über die Clubgrenze hinaus wird deutlich vereinfacht. Hierfür wurde eine zentrale Datenbank für alle Organisationen eingerichtet, die ein mandantenfähiges System auf allen Hierarchieebenen ermöglicht. Somit ist unter anderem die Abbildung der rotarischen Vita von Personen möglich und Clubwechseldaten wer-den prozessgesteuert übertragen. Hinzu kommt, dass es keine grundsätzliche Unterscheidung mehr zwischen den Formularen für Clubs und Distrikte gibt. Lediglich die spezifischen Anzeigen und Funktionen werden je nach Art der Organisation zur Verfügung gestellt. Die Schnittstellen zum Rotary Deutschland Gemeindienst e. V. und zu Rotary International sind beibehalten worden und liefern wie gewohnt die notwendigen Informationen.

Sicherheit geht vor

Ein großer Fokus des neuen RO.CAS liegt im Bereich der Sicherheit. Durch die Verwendung aktuellster Technologien in Kombination mit den Anforderungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung liegen alle Informationen sicher unter Verschluss und werden durch den neu integrierten Anmeldedienst samt Rollen und Rechteverwaltung nur denjenigen zur Verfügung gestellt, die dafür das spezifische Nutzungsrecht  haben. Diese Rechte werden durch das neu implementierte RO.Log-in- Verfahren (Single Sign On) vergeben und direkt in RO.CAS verwaltet.

Die erfolgreiche und planmäßige Fertigstellung des Projektes zum 31. Januar 2019 ist der Anfang. Anhand der geschaffenen Basis stehen alle technischen und organisatorischen Möglichkeiten offen, um Rotary in Deutschland weiter zu vernetzen und die Digitalisierung und den damit verbundenen Nutzen effizient voranzubringen.

Dieses Formular zeigt das aufgeräumte und intuitiv nutzbare Design des neuen RO.CAS. Mit solchen und ähnlichen Vorlagen werden rotarische Kor­res­pondenz und Verwaltung wesentlich einfacher. © Rotary Verlag

Übergabe in den nächsten Wochen

Das neue RO.CAS wird demnächst allen Rotary Clubs in Deutschland parallel zum bisherigen RO.CAS mit den aktuellen Datenbeständen zur Verfügung gestellt. Anschließend finden Schulungen durch die DICOs statt, nach denen die Anwender das neue System ausprobieren können.  Nach dem Start der produktiven Nutzung wird das alte RO.CAS „eingefroren“ und die Aktualisierung der Datenbestände erfolgt zum Umstellungszeitpunkt. Zeitgleich werden auch die Satellitensysteme RO.Cloud, RO.App und das RO.eMGV auf die neue Umgebung umgeschaltet.

Das neue RO.CAS wird Ihnen wie gewohnt unter rocas.rotary.de zur Verfügung gestellt.