RO.CAS 2 macht das Clubleben leichter

Kontrovers und leidenschaftlich wurde in den vergangenen Monaten und Jahren über die Einführung und Gestaltung der neuen Verwaltungssoftware diskutiert. Nun steht sie vor dem baldigen Roll-out. Für Bernhard Kulisch symbolisiert sie den Sprung Rotarys von der Vergangenheit in die Zukunft. Er ist sich sicher, dass vieles einfacher, schneller, besser wird.

Herr Kulisch, demnächst startet die neue Verwaltungssoftware RO.CAS 2. Brauchen wir wirklich schon wieder ein neues System?

Wenn man bedenkt, dass RO.CAS 1 in seiner jetzigen Form seit 2006/2007 in Betrieb ist und sich in der IT seither eine Menge verändert hat, dann ist eine Neuentwicklung dringend geboten, um alle Services und weitere neue Anforderungen vernünftig abwickeln zu können. Damals gab es weder Clouds noch Smartphones. Es gibt neue Browser am Markt und alle Welt wischt nur noch. Zudem wurde über die Jahre der Wunsch nach weiteren technischen Funktionen wie Apps lauter , die gar nicht so einfach mit den alten Systemen zu realisieren waren. Updates von verwendeten Systemen stehen teilweise nicht mehr zur Verfügung oder ganze Systembausteine werden abgekündigt. Über die Zeit entwickelt sich so eine Heterogenität, die kaum noch zu beherrschen ist, ganz zu schweigen von den aus dem Ruder laufenden Kosten, ohne dass man signifikante Verbesserungen erzielen kann. Ein zweiter entscheidender Aspekt war die Einführung der DSGVO und der damit zusammenhängenden umfassenden Anforderungen an den Datenschutz.

Welchen Stellenwert hat die IT für Rotary in Deutschland?

Man könnte sich auf den Standpunkt stellen, dass sie lediglich Mittel zum Zweck ist, aber das verkennt eine Reihe von Aspekten. Erstens sind da die vielen Amtsträger, allen voran die Sekretäre, deren Arbeit durch Software erleichtert werden muss. Warum sollten wir nicht die Termine von Rotary synchronisieren und uns elektronisch zu Terminen an- und abmelden beziehungsweise das Mitgliederverzeichnis elektronisch auf dem Smartphone haben? Ich habe Neumitglieder erlebt, die sich darüber sehr positiv geäußert haben und vermutlich enttäuscht gewesen wären, hätte Rotary keine derartigen Services zu bieten. In der Club-App werden mir die Mitglieder mit Foto gezeigt, und Neumitglieder haben es so viel leichter, sich Namen mit Gesichtern zu merken. Indem wir effektiv organisiert sind, sparen wir Kosten und Zeit, die wir lieber für rotarische Dienste einsetzen wollen.

Dadurch bleiben wir attraktiv für neue Mitglieder, denn eine vernetzte und stabile IT-Infrastruktur schafft die Grundlage für neue Formate wie E-Clubs, virtuelle Meetings oder Hybridmeetings, Social Media, Blogs, Videochannels und mehr. Das ist ein strategischer Aspekt.

Die Umstellung auf das neue RO.CAS ist der größte Schritt zur Schaffung eines IT-Gesamtsystems. Welche Möglichkeiten bieten sich hierdurch in der Zukunft?

Mit der neuen RO.CAS-Datenbank wird die Basis geschaffen, zukünftig schneller weitere Services über Schnittstellen anzubinden. Da RO.CAS bis jetzt noch nicht alle Dienste abdeckt, hat zum Beispiel der Jugenddienst vor Jahren eine eigene Datenbank aufgebaut. Für die Club- und Distriktschatzmeister gibt es leider bisher keine einheitliche, einfache Finanzverwaltung innerhalb von RO.CAS. Oder auch die Distriktverwaltung, die regelmäßig mit PETS und der Distriktkonferenz größere Veranstaltungen zu stemmen hat, wird kaum durch ein vernünftiges Veranstaltungstool unterstützt. Durch die Auswahl und Einbindung entsprechender Module, die es am Markt gibt, kann RO.CAS schnell funktional erweitert werden. Offene Schnittstellen lassen das zukünftig zu.

Was sind die wesentlichen Veränderungen im Vergleich zum alten RO.CAS?

In der Vergangenheit gab es pro Distrikt eine Installation von RO.CAS inklusive Datenbank, also derer 15. Zukünftig gibt es nur noch eine große Datenbank. Das ist viel einfacher zu administrieren und zu warten. Viel Wert wurde darauf gelegt, die Software so offen wie möglich zu schreiben, damit Standard-Schnittstellenformate zur Verfügung stehen, über die weitere Funktionen angebunden werden können. Die Datenbankstruktur wurde komplett neu erarbeitet. Hatte RO.CAS 1 noch 22 Menübereiche, 89 Menüelemente und 190 verschiedene Formulare, sind es zukünftig nur noch zehn Menübereiche, zehn Menüelemente und 40 Formulare – man wird sich also intuitiver orientieren können. Detailansichten öffnen in Pop-ups, die Gliederung wird klarer und logischer und die Arbeit mit sortier- und filterbaren Listen erleichtert. Und RO.CAS wird zukünftig auch das Intranet sein. Außerdem wird RO.CAS dann sämtliche von der Arbeitsgruppe Datenschutz bei Rotary erstellten Anforderungen an den Datenschutz erfüllen.

Werden die Schnittstellen zu RI und dem RDG e. V. auch mit dem neuen System weiter betrieben?

Es gibt bereits eine ganze Reihe von Schnittstellen, die natürlich unverändert weiter bestehen, etwa SEMDA zu Rotary International, die die Club-, Ämter- und Mitgliederdaten mit der Datenbank in Evanston synchronisiert. Sekretäre hätten ansonsten den Aufwand, diese Datenbank manuell pflegen zu müssen. Auch die Schnittstellen zum Intranet über RO.WEB oder die RO.APP bleiben bestehen. Sie werden zukünftig stabiler und schneller, weil zwischen den Anwendungen und der Datenbank der sogenannte SSO-(Single Sign On-)Server das lieb gewordene Anmelden mit einem selbst gewählten eigenen Passwort effektiver organisieren kann.

Was passiert mit den Daten bei der Umstellung?

Die Vorgabe im Pflichtenheft war, dass alle Daten aus RO.CAS 1 nach RO.CAS 2 migriert werden müssen. Das gilt vor allem für die Personendaten und die damit verbundenen Amts- und Präsenzdaten. Aber auch alle anderen Clubdaten, Wochenberichte und Termine werden im Zuge einer großen und aufwendigen Datenmigration übernommen. Einige Datenfelder werden allerdings auch nicht übernommen werden können – entweder ist dafür im neuen RO.CAS kein Datenfeld verfügbar, etwa aus Gründen des Datenschutzes, oder es handelt sich um Freitextfelder, deren Inhalte nicht sinnvoll zugeordnet werden können. Die Clubs erhalten entsprechende Informationen über ihre DICOs. Das Altsystem RO.CAS 1 wird noch eine ganze Zeit lang lesend zur Verfügung stehen, sodass nachträgliche manuelle Übertragungen möglich sind. 

Was erwartet die Nutzer in und nach der Umstellungsphase? 

Das kann ich aus heutiger Sicht nicht im Detail beantworten. Dazu bin ich nicht tief genug in der Materie. Die Umstellung wird aber auf jeden Fall einige Zeit in Anspruch nehmen. Ich nehme mal an, dass wir RO.CAS 1 bundesweit maximal 14 Tage vom Netz nehmen müssen. Insofern ist der Termin mitten in der Ferienzeit nicht der schlechteste. Nach erfolgter Datenmigration wird dann distriktweise RO.CAS 2 in Betrieb genommen. Das geschieht in erster Linie aus Lastgründen, denn der zu erwartende Support muss für alle am Roll-out Beteiligten auch stemmbar sein. Bereits vor der Umstellung sollten die amtierenden Sekretäre bestmöglich informiert und geschult werden.

Was kann ein Anwender tun, wenn er Hilfe benötigt?

Für die Anwender gibt es ja bereits heute den Servicedesk, über den der Nutzer in der Regel schnell Hilfe bekommt (digital.rotary.de/kontakt.html). Dieser Support wurde bisher weitestgehend ehrenamtlich von den DICOs gemacht, weil viele Fragen rotarischer und nur ein Teil technischer Natur waren, die dann weitergeleitet wurden. Das wird auch so bleiben. Die DICOs leisten hier, durch langjährige Erfahrung und Wissen über die Systeme, distriktübergreifend und basierend auf selbst aufgebauten Wissensdatenbanken weiterhin Support. Dieser wird vorübergehend stark erweitert durch ein Servicedesk-Team im Verlag, das sich verstärkt um die technischen Belange kümmern wird. Die sogenannten Tickets der Anwender können also von den DICOs schneller als bisher an den Verlag eskaliert werden, von wo dann dem Anwender kompetent geholfen wird.

Wie geht es nach der Umstellung weiter?

Erfahrene ITler wissen, dass die Zeit nach dem Roll-out sehr wichtig ist. Die sogenannte Postproduktionsphase von rund drei bis sechs Monaten wird zeigen, wie gut und schnell alle Beteiligten bei der Behebung von Fehlern mittels Hotfixes auf ihren Posten sind. Es gilt, den Nutzer nicht im Regen stehen zu lassen. Da sich die gesamte Umstellung auf insgesamt drei sogenannte Releases verteilt, August, Oktober und Januar 2021, bleibt die Awareness bei allen beteiligten Partnern hoch. Nach dieser Phase sollte sich die Rotary-IT bis Ende des rotarischen Jahres 2020/21 stabilisieren.

Das Gespräch führte Björn Lange.