Digitales Hilfsmittel
Transparenz auf Knopfdruck
Finanzmittel zu verwalten, gehört zu den vielen Aufgaben eines Schatzmeisters, der sein Amt meist neben dem Beruf ausübt. Arbeitserleichterung verschafft RDG Online.
Um die Tätigkeiten des Schatzmeisters hinsichtlich der Gemeindienstaktivitäten zu vereinfachen, wurde 2014 RDG Online in die elektronische Clubverwaltung RO.CAS integriert. Das System funktioniert ähnlich wie Onlinebanking. Der Schatzmeister kann Spenden überweisen, Mitgliedsbeiträge von derzeit zwölf Euro bezahlen, neue Projektkonten anlegen, Auszahlungen veranlassen, Dokumente hochladen, Statistiken für seinen Club erstellen und vieles mehr. Auch der aktuelle Finanzstatus kann als Komplettübersicht jederzeit auf Knopfdruck abgerufen werden. Der Schatzmeister ist somit in der Lage, die Verwaltung der Gemeindienstgelder weitgehend selbstständig zu erledigen und immer zu belegen, ohne auf die Bürozeiten des Rotary Deutschland Gemeindienstes e.V. (RDG) angewiesen zu sein. Zusätzlich ersetzt dieses System die herkömmlichen Weisungen des Schatzmeisters per E-Mail, Fax oder Post.
Sichere Verwaltung von Spenden
Gerne bitten Rotarier anlässlich von Geburtstagen, Jubiläen oder ähnlichen Veranstaltungen an der Stelle von Geschenken um Spenden für ein gemeinnütziges Projekt. Die Spenden gehen ein und müssen verbucht werden. Ist der Verwendungszweck richtig angegeben? Sind die Kontaktdaten vollständig, die für das Ausstellen der Spendenbescheinigung notwendig sind? Über RDG Online hat der Schatzmeister die Möglichkeit, die eingegangenen Spenden zeitnah zu verfolgen. Sind die Daten des Absenders nicht komplett, erhält er direkt einen Hinweis. Jederzeit ist der aktuelle Kontostand für die Aktion abrufbar. Gleiches gilt dann später auch für die Mittelverwendung: Anhand der Auszahlungen kann der Schatzmeister schnell nachvollziehen, wann welcher Begünstigter einen bestimmten Betrag erhalten hat.
Viele Unschlüssigkeiten lassen sich also vermeiden, da der Schatzmeister immer in der Lage ist, auf das Programm zuzugreifen. Dies erleichtert auch die Aufgaben von RDG. Bereits bei der Einrichtung eines Kontos für eine Spendenaktion kann geklärt werden, ob diese den Fördervoraussetzungen der Gemeinnützigkeit entspricht.
Digitale Spendenbescheinigungen
RDG unterstützt die deutschen Rotary Clubs beratend, nimmt Spenden entgegen und verwaltet diese. Für die Clubs ohne eigenen Förderverein führt RDG die gemeinnützigen Kassen. Rund 34.000 Spendenbescheinigungen stellt das RDG-Büro jedes Jahr aus. Für die Zukunft ist geplant, dass die Schatzmeister, die mit RDG Online arbeiten, die Zuwendungsbescheinigungen als PDF erhalten und entscheiden können, ob und wann sie die Spendenbescheinigungen selbst ausdrucken. Als Alternative bietet RDG aber nach wie vor an, die Spendenbescheinigungen gesammelt per Post an den Schatzmeister zu verschicken. Mittlerweile arbeiten 455 Clubs mit RDG Online, Tendenz steigend.
Rotary Clubs, die sich entscheiden, die finanzielle Seite ihrer Gemeindienstaktivitäten künftig auch über RDG Online abzuwickeln, können sich mit Frau Andrea Tischmann und Frau Barbara Schmidt vom RDG-Büro in Verbindung setzen. Regelmäßig werden Webinare zur Einführung veranstaltet. Individuelle Schulungen sind auf Anfrage ebenfalls möglich.
Als Service stellt das RDG-Büro aktuell Sammellisten für Spendenaktionen auch für die Clubs zur Verfügung, die noch nicht für RDG Online registriert sind oder damit arbeiten.
Ansprechpartner
Distrikte 1820–1890
Andrea Tischmann:
Telefon: 02 11/86 39 59-17
E-Mail: andrea.tischmann@rdgduesseldorf.de
Distrikte 1800, 1810 und ab 1900
Barbara Schmidt:
Telefon: 02 11/86 39 59-18
E-Mail: barbara.schmidt@rdgduesseldorf.de
