Netzwerken unter Freunden

Mit dem Zerschneiden des Eröffnungsbands am Eingang zu den großen Hallen A3 und A4 der „Hamburg Messe“ am 1. Juni durch RI-Präsident Barry Rassin wird das „House of Friendship“ (HoF) offiziell eröffnet – es ist der Höhepunkt der jahrelangen Vorbereitungen des Organisationsteams rund um Eberhard Müller, im Host Organizing Committee (HOC) verantwortlich für das „Haus der Freundschaft“. Fünf Tage lang haben nun die Rotarier aus aller Welt zahlreiche Gelegenheiten für Networking. Oberstes Ziel beim Streifzug durch die Gänge ist, neue Freunde kennenzulernen, alte Kontakte aufzufrischen, verschiedene Projekte zu entdecken, interessante Fellowships zu finden sowie jede Menge Neuigkeiten aus dem rotarischen Kosmos zu erfahren. Aber auch das Drumherum ist wichtig: Erfahrene Convention-Besucher freuen sich auf eine bunte Mischung aus Ständen und Angeboten, die durch den lokalen Bezug des Veranstaltungsortes immer wieder neu und anders ausfällt. Einige Firmen und rotarische Interessengruppen machten in der Vergangenheit so gute Erfahrungen mit den Convention-Besuchern, dass sie jedes Jahr teilnehmen und beispielsweise Merchandising-Artikel verkaufen. Natürlich bietet sich auch bei der Convention in Hamburg das Betreiben eines Standes an, um über deutsche oder österreichische Hilfs projekte zu informieren oder aber typische Souvenirs, Geschenke und Spezialitäten zu vertreiben und so für Lokalkolorit zu sorgen.

Eine weitere Quelle für neue Ideen und Inspiration sind die Veranstaltungen auf einer großen Bühne in Halle A3, wo Aufführungen, Vorträge und Projektvorstellungen stattfinden. Verantwortlich für das Geschehen rund um und auf der 60-Quadratmeter-Bühne in Halle A3 ist Utz Garbe (RC Hamburg-Hafencity), im HOC der Coordinator Stage – House of Friendship. „Unsere Bühne steht allen offen, wir können hier fünf Tage lang von morgens bis abends Veranstaltungen und Aufführungen präsentieren“, berichtet er. „Unser Ziel dabei ist eine möglichst große Vielfalt an Aktionen, Informationen und Begegnungsmöglichkeiten.“

Die Bühne soll – in direkter Nachbarschaft zu gastronomischen Angeboten platziert – aber auch ein Ort für Unterhaltung sein. Internationale und nationale Künstler werden in lockerem Rahmen Vorstellungen anbieten, um erschöpfte Convention-Besucher zu erfreuen, erklärt Garbe. „Wir würden sehr gerne auch möglichst vielen Deutschen und Hamburgern die Gelegenheit geben, sich vor einem internationalen Publikum zu präsentieren! Dabei sind Beiträge sowohl von Rotariern als auch Nichtrotariern willkommen. Vielleicht kennen Sie ja Musikgruppen, Tanzgruppen, Solisten oder Künstler, die Lust und Interesse haben, bei uns mitzumachen?“ Kleine Orchestergruppen, Chöre, Tanz – alles ist auf der Bühne machbar. Vor der Bühne ist eine Bestuhlung mit etwa 200 Plätzen, auf der Bühne steht ein großer Screen, auf dem die Darbietungen auch in größerer Distanz gesehen werden können. „Wir planen Auftritte bis 30 Minuten Länge mit ausreichenden Pausen dazwischen. In diesen werden Filme gezeigt oder Aussteller bekommen Gelegenheit, ihre Produkte vorzustellen.“

Angemeldet haben sich übrigens schon die Deutsche Rotary Bigband sowie der Deutsche Rotary-Chor. Je schneller Sie sich melden, desto besser ist die Chance auf Reservierung Ihres bevorzugten Auftrittszeitpunkts. Interessierte mailen bitte an utzgarbe@googlemail.com oder über das Kontaktformular auf ric2019. rotary.de/de/programm/hof

Diverse Cateringangebote
Bei der Planung der beiden Ausstellungshallen hat sich das HoF-Team bemüht, die üblichen Gewohnheiten und Prioritäten der Besucher von Rotary Conventions zu berücksichtigen: Da die Breakout Sessions und Vorträge alle in den B-Hallen angesiedelt sind, wurde der Cateringbereich überwiegend in und um die Hallen A3 und A4 platziert. Wer also nach seinem Termin in den Hallen B1–B7 etwas essen oder trinken möchte, ist herzlich in die Ausstellungshallen A3 und A4 des HoF eingeladen – auf diese Weise werden die Besucher während der Convention-Tage fast zwangsläufig an allen Ständen vorbeischlendern, um zum Beispiel auch Ihr Projekt oder Produkt kennenzulernen: Überlegen Sie doch mal, was Ihr Club, Unternehmen oder Arbeitgeber den rotarischen Freundinnen und Freunden aus aller Welt anzubieten hat. Vielleicht suchen Sie Partner für ein internationales Projekt? Oder möchten den Stand als Gelegenheit für Fundraising nutzen? Vielleicht passt auch das neue Produkt Ihrer Firma wunderbar zur Zielgruppe der Convention?

Die Besucher des HoF wollen über das informiert werden, was für sie relevant ist, eventuell bedarfsgerecht kaufen oder Partnerschaften anbahnen. Ihr Ziel ist es, den oder die für sie passenden Aussteller zu finden, um zufrieden in die Heimat zurückkehren zu können – der Rundgang durch das HoF muss sich also in irgendeiner Form lohnen. Standbetreiber hingegen planen häufig „nur“ das Präsentieren, Informieren und Verkaufen, sie müssen aber genauso darauf achten, den Besuch potentieller Kunden oder Partner zu einem angenehmen und/oder interessanten Erlebnis zu machen – egal, ob es sich nun um einen kleinen oder großen Stand handelt. Dem Ziel des „unauslöschlichen, nachhaltig-positiven Eindrucks“ während des Besuches auf Ihrem Stand beim Hamburger HoF müssen sich sämtliche Maßnahmen sowie die Standgestaltung unterordnen.

Bitte nehmen Sie sich für die Planung Ihres Messeauftritts ausreichend Zeit, links finden Sie einige „wichtige Messeregeln“, die bei der Organisation weiterhelfen. Falls Sie darüber hinaus beraten werden möchten, melden Sie sich gern! bruno.meissner@meissner-expo.de.
Weitere Informationen und Standbuchung unter ric2019.rotary.de/de/engagement/hof

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Messestand – die wichtigsten Regeln
Damit Ihre Messebeteiligung im House of Friendship ein Erfolg wird, sollten Sie die folgenden Punkte berücksichtigen und planen:

1. Ziele und Zielgruppe: Wofür könnten sich die Besucher interessieren? Bietet Ihr Angebot den Besuchern das, was sie als Teilnehmer der Convention, als Gäste von Hamburg und Deutschland erwarten und was sie brauchen? Eignen sich Ihre Produkte als Souvenirs oder Mitbringsel für Kinder, Enkel, Freunde? Oder warum sollten sich Rotarier aus aller Welt an Ihrem Stand umsehen?

2. Funktion: Man unterscheidet zwischen einem dynamischen Messeauftritt im Vergleich zu einer statischen Messebeteiligung. Das bedeutet, dass Sie und Ihre Mitstreiter als Team auftreten müssen, das die Messeziele kennt und dafür brennt, sie zu erreichen! Wichtig in der Planungsphase ist es, festzulegen, ob Ihr Stand als Priorität verkaufen, beraten, präsentieren, informieren, kommunizieren soll. Das bestimmt die Gestaltung des Standes und auch die Zusammensetzung Ihres Teams.

3. Personal: Ihr Stand-Team sollte qualitativ und quantitativ gut aufgestellt sein! • Quantität: eine ausreichende Anzahl Mitarbeiter berücksichtigt auch notwendige Pausenzeiten und Zeiten für den eigenen MesseRundgang. Achten Sie im HoF besonders auf die Zeiten zwischen den Hauptveranstaltungen der Convention: jetzt ist der größte Besucherandrang in den beiden Hallen und Sie benötigen ausreichend Mitarbeiter am Stand!
• Qualität: Teammitglieder sollten Freude haben an der Arbeit am Stand, sollten in der Lage sein, proaktiv auf Menschen zuzugehen. Mitarbeiter am Ausstellungsstand müssen ihre Aufgaben und Rollen am Stand kennen. Besprechen Sie das vorab und täglich vor und nach der Veranstaltung mit dem gesamten Team.

4. Größe: Die Standgröße wird bestimmt durch das zur Verfügung stehende Budget.

5. Lage: Gerne am Eingang? An den Hauptgängen oder im Umfeld der Bühne? Nahe beim Catering? Wer frühzeitig bucht, sichert sich die besten Plätze – zur Wahl des Standorts melden Sie sich gern beim Veranstalter, bitte kontaktieren Sie dazu Martin Schmidt über das-agenturhaus.de.

6. Standgestaltung: Zu berücksichtigen sind alle oben genannten Punkte sowie natürlich Ihre firmeneigenen Gestaltungsrichtlinien (CI und CD). Mit dem Bauhaus-Prinzip „form follows function“ können Sie wenig falsch machen! Zusätzlich hilft es, wenn Sie die altbekannte AIDA-Formel für Ihren gesamten Messeauftritt bedenken:
• „Attention“ – Sie haben drei bis sechs Sekunden Zeit, um die Aufmerksamkeit des vorbeigehenden Besuchers zu erreichen.
• „Interest“ – Interesse wecken: am besten durch die persönlichen Wirkungsmittel Ihres geschulten und motivierten Standteams.
• „Desire“ – erfragen und erfüllen Sie die Wünsche des Besuchers in emotionaler und sachlicher Hinsicht.
• „Action“ – die Kaufentscheidung, die Bestellung, die Spende, die Beitrittserklärung

Bruno Meissner
(RC Norderstedt)
Deputy Chair für das HoF im HOC
und geschäftsführender Gesellschafter der Ges. MEISSNER EXPO GmbH
Halstenbek bei Hamburg
www.meissner-expo.de