Ärmel aufgekrempelt

Aus sehr unterschiedlichen Ländern kamen sie nach Evanston im US-Bundesstaat Illinois – die Mitglieder des Rotary International Board of Directors. Sie tagten nicht weit entfernt von dem Büro, in dem einst Paul Harris den ersten Rotary Club zusammenrief. 111 Jahre später diskutiert der Board drei Tage zahlreiche Themen, die die Organisation heute betreffen. Doch letztlich geht es nur um eine Grundfrage: Wie kann die von Harris gegründete Organisation auch im zweiten Jahrhundert ihres Bestehens gedeihen?

Tagung verkürzt
Das Gremium trifft sich in der obersten Etage der Rotary-Zentrale, einem Hochhaus mit  18 Stockwerken und einem imposanten Ausblick auf die ferne Skyline von Chicago. Fünfzehn Männer und vier Frauen kommen hier zusammen zur zweiten von insgesamt vier turnusmäßigen Vorstandssitzungen. Es ist Montag, der 12. Oktober, 8.55 Uhr.

Von der ersten Minute an prägt der Stil von RI-Präsident K. R. „Ravi“ Ravindran die Tagesordnung. Wie er sich gibt, so ist auch die Atmosphäre im Board: fröhlich und effizient. Früher dauerten die Treffen  vier oder fünf Tage. Präsident Ravindran verkürzte sie auf drei Tage. Er spricht mir sanfter Stimme, hat sein hellblaues Jackett über die Stuhllehne gehängt und die Hemdärmel aufgekrempelt. So leitet er die Sitzung. Spontan, wie er ist, kommentiert er den Bericht eines Ausschusses mit dem Einwurf, die Ausschüsse seien tüchtig, aber „nicht unfehlbar“. An jedem der drei Sitzungstage muss jeweils ein Director in den Debatten den Advocatus Diaboli spielen. Ravindran führte auch elektronische Abstimmungen ein, damit die „Unabhängigkeit der Directors“ gewahrt bleibe.

Ein Großteil der konferenztechnischen Schwerarbeit geschieht hinter den Kulissen. Ein Stab von Rotary-Mitarbeitern bereitet die Sitzungen vor und stimmt die Teilnehmer ein. Matt Hohmann, Corporate Governance Manager von Rotary, aktualisierte in den letzten Wochen ständig die  Daten für Vorstand und Ausschüsse; Informationen, die die Directors dann auf ihren iPads abgleichen und jederzeit aufrufen können. „Noch bis 2011 erhielt jedes Vorstandsmitglied einen gigantischen Ordner mit 400 bis 500 Seiten, mit allen Infos, die sie für die Sitzung brauchten“, sagt Matt Hohmann. „Bei Änderungen in letzter Minute mussten wir alle Ordner nehmen, die entsprechenden Seiten austauschen und wieder aussenden. Heute haben die Directors ein datensicheres und geschütztes Webportal zur Verfügung, wo sie alle Änderungen direkt sehen können. Sie können sich im Auto oder im Flugzeug auf das Meeting vorbereiten und elektronische Notizen auf ihren iPads machen. Das macht das Ganze so viel effizienter.“ 

Alternde Mitgliedschaft
Zunächst stehen administrative Aufgaben auf der Tagesordnung: die Wahl der Trustees, die Termine für die Board-Sitzungen 2016 in Evanston und Seoul. Erst danach geht es um Fragen wie die alternde Mitgliedschaft. Die Mitglieder sitzen hinter HD-Monitoren, die Flaggen ihrer Länder vor sich auf dem Tisch. Und wenn ein Mitglied etwas auf Portugiesisch beiträgt wie José Ubiracy Silva aus Brasilien, auf Italienisch wie Giuseppe Viale oder auf Japanisch wie Takanori Sugitani, dann setzen seine Kollegen Kopfhörer auf, denn hinter getönten Scheiben mit Blick auf den Konferenzsaal hocken Simultandolmetscher in ihren Kabinen, um das Gesagte sofort zu übersetzen. Andere Directors wie Frederick Lin aus Taiwan, Saowalak Rattanavich aus Thailand oder Eduardo San Martín Carreño aus Spanien reden in der Konferenzsprache Englisch. Nur wenige Beiträge dauern länger als eine Minute. Aber damit auch notorische Langredner nicht endlos überziehen, zeigt ein grüner Ticker die verbleibende Redezeit an – auch dies eine Innovation. Alles in allem: das Modell einer modernen Klausurtagung.
Dann analysieren die Directors die Aktivitäten, die jedes Vorstandsmitglied in den  letzten drei Monate unternommen hat. Wie in der Geschäftswelt, so haben auch die Directors, Ausschüsse und Mitarbeiter ihre Jahreszielvorgaben (Key Performance Indicators oder kurz KPIs), die sich an den Organisationszielen ausrichten. Bei jeder Tagung verfolgen die Directors ihre Fortschritte und lernen dabei voneinander. Vizepräsident Greg Podd, Wirtschaftsprüfer aus Colorado, leitet die Präsentationen und hat seine Hausaufgaben gemacht.

Vorgabe des Präsidenten
Präsident Ravindran lobt den Inder Manoj Desai für seinen Plan für den Besuch aller indischen Distrikte und merkt an, dass eine andere Zone hinter den Erwartungen zurückfiel. Als Ziel gibt der Präsident vor, mindestens 60 Prozent der Distrikte zu besuchen und Kontakt mit mindestens 80 Prozent der Governors zu pflegen.
In den Pausen unterhalten sich die Teilnehmer im Atrium des 18. Stocks, ein sonniger Platz unter Oberlichtern. Von hier aus ist auch die Rotary-Flagge auf dem Dach zu sehen. Auf der östlichen Seite des rundum mit Panoramafenstern versehenen Stocks, der auch einen fantastischen Blick auf den Lake Michigan bietet, hängen in einer Galerie Fotos aller 104 Weltpräsidenten von Rotary, gleich neben einer Bronzebüste von Paul Harris. Glasvitrinen beherbergen  Ausstellungsstücke aus dem großen Archiv von Rotary, etwa ein Notenblatt mit der Musik zum Marsch The Rotarian oder Briefe an Harris von einer Freundin, Grace Mann aus Jacksonville, Florida, die ihm schon 1906 zur Gründung seines Rotary Clubs gratulierte: „Ich würde sagen, dass Du wie Hamilton ein Mann des Wortes bist, ein Mann, der große Dinge vollbringen kann.“

Zurück im Boardroom geht es um die nächste Frage zur Mitgliedschaft: Soll eine Berufstätigkeit Voraussetzung für eine Mitgliedschaft bei Rotary sein? Die Kanadierin Jennifer Jones führt das Beispiel ihrer Schwägerin an: hochgebildet, örtlich aktiv und engagiert, wäre ihr eine Mitgliedschaft verwehrt, wenn ein Job Voraussetzung wäre. Die amerikanischen Kolleginnen Julia Phelps und Karen Wentz pflichten Jones bei, eine solche Regel könnte die ohnehin nicht unproblematische Geschlechterfrage bei Rotary verkomplizieren.

Besuch von Nichtmitgliedern
In weiteren Entscheidungen stimmen die Directors zu, auch Nichtmitgliedern den Besuch des rotarischen Jahreskongresses zu erlauben, und sie machen den Weg dafür frei, dass die Conventions künftig an Orten veranstaltet werden dürfen, die nicht alle bisher angelegten Kriterien erfüllen. Robert Hall, Vizechef des Organisationskomitees für die Convention 2017 in Atlanta, unterstützt den Beschluss.

Nun berichtet Programm-Manager Naish Shah zuversichtlich über das neue System Rotary Global Rewards, das Rotariern bei der Buchung von Hotels, Mietwagen und Dienstleistungen über Vertragspartner Preisnachlässe einräumt. Bisher ist das Programm ein Erfolg, und Präsident Ravindran unterstützt es voll, auch wenn er bereits von einigen Rotariern schon Kritik daran gehört hat. „Sie sagten mir, dass sie Rotary nicht beigetreten sind, um sich selbst Vorteile zu verschaffen“, sagt er. „Und ich antwortete, dass das kein Grund sei, andere davon abzuhalten. Wenn ihnen der Preisnachlass unangenehm ist, steht es ihnen frei, zu sagen: Ach nein, ich zahle lieber den vollen Preis.“ Auch Guiller Tumangan von den Philippinen und Şafak Alpay aus der Türkei unterstützen das Programm. Ein angeforderter Folgebericht zu Global Rewards wird auf einer der nächsten Sitzungen erörtert.
Am Abend treffen sich die Directors in  lockerer Atmosphäre in einem Konferenzraum im Hilton Garden Inn in Evanston. Präsident elect John Germ aus Tennessee, der 2016 die Sitzungen leitet, hatte sicherlich nach seinem Umzug nach Evanston (was alle amtierenden und nachrückenden Präsidenten von Rotary tun) einen kleineren Kulturschock erlebt als sein Amtsvorgänger. Sie sei schon komisch gewesen, bestätigte Ravindran, seine Reise aus Sri Lanka, dem Land der Teeplantagen, Saphirminen und Elefanten, in ein amerikanisches Apartmentleben.

Mehrwert schaffen
Doch er liebt die Arbeit. „Ich habe versprochen, Kosten zu senken, Ämter nach Leistung zu besetzen und Mehrwert für die Mitglieder zu schaffen“, betont er und fügt hinzu: „Glücklicherweise habe ich zwei Amtsnachfolger, die weit cleverer sind als ich.“ Nachfolger von John Germ wird der Australier Ian Riseley, der als Beobachter an der Tagung teilnimmt. Die Freundschaft zwischen den dreien ist offensichtlich, wenn sie sich in wichtigen Fragen untereinander beraten oder wenn sie einfach nur beisammen stehen und scherzen.
Jennifer Jones und Karen Wentz vergleichen ihre Notizen. Wentz war das erste weibliche Mitglied ihres Clubs, doch sie möchte nicht nur die Frauenfrage bei Rotary vertreten. „Das Letzte, was ich möchte, ist, ein ,single-issue director‘ zu sein, also nur ein Problem auf dem Schirm zu haben“, betont sie im Gespräch mit Brad Howard, dessen wesentliches Anliegen die Förderung von Mitgliedern unter 40 Jahren ist. „Zurzeit sind die Jungen nun so gar nicht unsere demografische Gruppe“, sagt er. „Zunächst einmal sehen diese Leute Zusammenkünfte ganz anders. Die Mahlzeiten, Rituale, da müssen wir uns doch fragen: Sind diese Dinge zentral für unser Wesen? Muss die freundschaftliche Begegnung in einem Restaurant geschehen? In einem Konferenzraum? Ich meine nicht“, sagt Howard.

Mehr Mitglieder
„Das kann auch durchaus über Facebook laufen“, so Howard weiter, „wir beginnen zu begreifen, dass unsere Konkurrenz nicht die Lions oder Kiwanis sind, sondern das Leben selbst. Beruf, Familie, Zeitdruck. Rotary entwickelt sich, und ich möchte ein Teil dieser Entwicklung sein.“

Auch am nächsten Tag steht das Thema Überalterung auf der Tagesordnung. Der Engländer Peter Offer berichtet über den Verlust von 700 Freunden, die verstorben sind. Weltweit bildet die Altersgruppe von 50 bis 59 Jahren den Hauptteil der Mitgliedschaft, nur etwa zehn Prozent der Mitglieder sind unter 40. Noch vor einem Jahrzehnt hatte ein Club durchschnittlich 42 Mitglieder, jetzt sind es 34. Die meisten Clubs haben rund 20 Mitglieder. Doch es gibt auch positive Zeichen: Die Gesamtmitgliedschaft ist erstmals wieder gestiegen, zwischen 1. Juli 2014 und 30. Juni 2015 kamen 140.000 neue Mitglieder zu Rotary. All diese Zahlen erscheinen auf den Monitoren der Directors. Die Bildschirme zeigen auch, dass heute 20 Prozent der Mitglieder Frauen sind, wobei dies regional sehr unterschiedlich ist: In den USA sind es 26 Prozent, in Westeuropa 13 Prozent und in Japan 5 Prozent.

Strategische fragen
Am Mittwoch können dem Ungeübten bereits die Ohren dröhnen von dem Business­jargon, der im Konferenzraum vorherrscht. Webinar. Optimieren. Prioritätensetzung. Doch zugleich muss man anerkennen, dass die Arbeit des Boards optimal und wie am Schnürchen läuft.

Um 17 Uhr gibt Ravindran bekannt, dass er mit der Leistung des Zentralvorstands zufrieden ist. Vor dem Meeting hatte er Chefsyndikus Andrew McDonald, der auch die Rolle des Sekretärs im Board übernimmt, aufgetragen: „Ich möchte, dass wir unsere Zeit darauf verwenden, strategische und transformative Fragen zu behandeln, anstatt sie mit Administrativem zu verbummeln“.

Die Reduzierung der Konferenz auf nur drei Tage war dabei ein wichtiger Schritt, doch das nimmt nichts von der Wichtigkeit, die hochaktuellen Fragen zu klären, die die nähere Zukunft von Rotary bestimmen werden.
Und McDonald stoppt die Zeit mit. Am Ende der Tagung zeigt seine Stoppuhr an, dass das Plenum tatsächlich 60 Prozent der Zeit mit der Diskussion „strategischer und transformativer Fragen“ verbracht hat. Dafür gibt es dann um genau 17.05 Uhr auch eine Runde Applaus für Ravindran. „Gut gemacht“, sagt der Präsident. „Wir sehen uns bei der International Assembly in San Diego wieder.“