Aus dem Governorrat
Datenschutzgrundverordnung @ Rotary
Was ist neu und welche Risiken verbergen sich hinter dem neuen Datenschutzrecht? Mit welchen Maßnahmen die Datensicherheit gewährleistet werden kann
Wie steht es mit Rotary und dem neuen Datenschutzrecht? Die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist am 25. Mai 2016 in Kraft getreten. Zur Anwendung kommt sie nach einer Übergangsfrist von zwei Jahren. In der Presse werden oft die besonderen Bußgeldrisiken von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Jahresumsatzes hervorgehoben; aber auch mögliche immaterielle Schadenersatzansprüche stellen neue Risiken dar. Neu ist zudem die Einführung einer Datenschutz-Rechenschaftspflicht. Auf Anfrage von Betroffenen oder Behörden sind Unternehmen und Organisationen (wie Rotary Clubs) in der Pflicht, nachweisen zu können, dass sie datenschutzkonform handeln.
Der Datenschutzausschuss des DGR hat sich intensiv mit der DSGVO beschäftigt und stellt auf rotary.de Musterdokumente zur Verfügung.
Eigenverantwortung der Clubs
Jeder Club ist für die durch ihn verarbeiteten Daten verantwortlich. Personenbezogene Daten müssen rechtmäßig nach Treu und Glauben, nachvollziehbar für den Betroffenen für festgelegte Zwecke und in für den Zweck angemessener Weise verarbeitet werden. Sie müssen sachlich richtig, erforderlichenfalls gelöscht und berichtigt werden können und dürfen nur so lange gespeichert werden, als es für die Zwecke erforderlich ist. Die Sicherheit der Daten ist durch geeignete Maßnahmen zu gewährleisten. Folgende Punkte sollten pro Club umgesetzt werden:
• Eine Datenschutzordnung einführen
• Sicherheit der Daten forcieren – eine Online-Schulung wird auf webschulung.rotary.de aufgebaut
• Informationspflichten umsetzen
• Datenweitergaben an eingesetzte Dienstleistungsunternehmen wie externe Sekretariate oder Cloud-Speicher schriftlich durch Verträge fixieren
• Datenschutzbeauftragten benennen (in der Regel nur pro Distrikt)
• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten prüfen
Mitglieder sollten die Hinweise für Mitglieder und den sicheren Umgang mit Mitgliederdaten zur Kenntnis nehmen. Präsidenten sollten die notwendigen Dokumente erstellen (lassen) und im Club dazu informieren. Amtsträger sollten die Online-Schulung durchlaufen und ihrem Präsidenten eine Kopie ihrer Teilnahmebescheinigung zukommen lassen.
Infos rund um Datenschutz
Insgesamt ist ein regelmäßiger Besuch auf den Datenschutzseiten auf rotary.de zu empfehlen. Dort sind auch weitere Informationen zur Übermittlung von Mitgliederdaten an Rotary International via SEMDA, „Privacy by design & default“, das neue Marktortprinzip, die Anforderungen an Einwilligungen, das Recht auf Vergessenwerden und Datenschutzfolgeabschätzungen vorgesehen.
Bei Fragen stehen Ihnen Ihre Distrikt-Datenschutzbeauftragten immer gerne zur Verfügung.
Ausschuss im Blickpunkt: Datenschutz
Wer steht hinter dem Ausschuss „Datenschutz“?
• Vorsitz: Wilma Heim (RC Gladbeck-Kirchhellen)
• Fachliches Kernteam: Stephan Moers (D 1820), Dieter Klapproth (D 1940)
Ausschussmitglieder:
• Die Distriktdatenschutzbeauftragten aus Deutschland
• Vertreter von RDG, dem Verlag und den DICOs
• Gäste aus Österreich und der Schweiz sind ausdrücklich willkommen
Wann und wie häufig finden die Treffen statt?
• Bisher dreimal jährlich, meist als Internet-Meeting oder an wechselnden Orten
Die Mission:
• Der Ausschuss stimmt sich bezüglich Datenschutz für die deutschen Distrikte und Clubs ab und beschließt die notwendigen organisatorischen und technischen Regelungen. Alle club- und distriktübergreifenden Maßnahmen werden deutschlandweit einheitlich zentral geregelt und im Internet für alle öffentlich zugänglich zur Verfügung gestellt.
Aktuelle Themen:
• Ab dem 25.05.2018 ist die EU-Datenschutzgrundverordnung in allen europäischen Staaten bindend und ersetzt das bisherige Bundesdatenschutzgesetz. Die Arbeiten an der Erstellung der notwendigen Dokumente laufen und diese werden jetzt schrittweise im Internet bereitgestellt.
weitere Informationen und Kontakt:
de.rotary.de/dgr/Datenschutz
