01.12.2016

Für Kontaktpfleger 

Von Angesicht zu Angesicht

Barbara Harbecke

Zur Bedeutung von Gesprächen und Kontaktpflege auf Messen und Kongressen in Zeiten von Online-Handel, E-Mails und Social Media

Wenn ich im Rahmen meiner Seminare danach frage, warum Messen für Ausstel­ler etwas Besonderes sind, ist allen Teilnehmern klar: wegen des persönlichen Kontakts. Natürlich, das wesentliche Ziel sowohl von Messeausstellern als auch -be­suchern ist es, ins Gespräch zu kommen, Kontakte aufzubauen und zu pflegen. Im Marketing-Deutsch heißt das „Face-to-­Face-­Kommunikation“. Im Normaldeutsch: persönliche Kontakte – hat jeder, kennt jeder, betreibt und benutzt jeder. Vermutlich deshalb sind Messen das älteste Marketinginstrument überhaupt. Sie hatten nicht das Aussehen von heute und hießen auch anders, aber es waren Orte, an denen es möglich war, sich kennen­zulernen und miteinander ins Gespräch zu kommen.

Der Körper spricht mit und für uns
Heute lassen sich Kontakte auch ohne per­sönliche Anwesenheit herstellen, E-Mails und soziale Netzwerke machen es möglich. Ein Thema oder Anliegen ist die Grund­lage für Fragen, Meinungsäußerungen, Kom­men­tare und vielfältige Verbindungen. Aber ist die Qualität der Kontakte vergleich­bar? Was macht den persönlichen Kontakt überhaupt aus? Worum geht es dabei? Wofür brauchen wir ihn? Er ist deshalb so wichtig, weil wir soziale Wesen sind und ganz allein gar nicht existieren können. Im persönlichen Kontakt sind wir nicht nur Meinung und Gehirn, sondern Menschen mit Erfahrungen und Gefühlen, Stärken und Schwächen, mit Eigenarten und Besonderheiten. Unser Körper spricht mit und für uns, die Wahrnehmung hat viele Kanäle, die gleichzeitig aktiv und beteiligt sind an den Eindrücken, die wir bekommen. Ein Mensch lässt sich erst erfassen, wenn ich ihn erlebe. Es ist ein sinnliches Ereignis, für das ich ein lebendiges Gegenüber brauche.

Aus diesem Grund gibt es Messen bis heute. Obwohl der persönliche Kontakt zeitintensiv, aufwändig und teuer ist, lässt er sich nicht ersetzen. Ganz im Gegenteil, je mehr Technik entwickelt und eingesetzt wird, umso wichtiger wird das persönliche Gespräch. Videokonferenzen enden häufig mit der Frage: „Wann sehen wir uns?“ Kein Wunder, denn beim Gespräch via Bildschirm fehlt etwas. Bei Tele­fonkonferenzen ist es ganz ähnlich, auch da gilt der letzte Satz dem nächsten Treffen.

Messen werden auch Stammestreffen genannt. Das klingt archaisch und ist es auch. Für die Akteure einer Branche gibt es ganz unterschiedliche Bezeichnungen: Konkurrenten, Wettbewerber, Marktbeglei­ter. Aber einmal im Jahr sollten doch alle zusammenkommen. Da ist dann Stall­geruch angesagt, der wie Öl im Getriebe funktioniert. Und wenn man schon einmal ein Fest zusammen gefeiert hat, vielleicht zusammen gegessen und getrunken, dann kann man sogar mit einem Konkurrenten zusammensitzen oder -stehen und sich gegenseitig aus dem Leben erzählen. Hier entstehen dann die Heldengeschichten, von denen noch Jahre später berichtet wird.

Vertrauen durch Augenkontakt
In unserer Suche nach Nähe und Distanz sind wir sehr verschieden voneinander. Im beruflichen Zusammenhang orien­tie­­ren sich Nähe und Distanz an der Sache, dem Auftrag, dem Projekt, der Arbeit. Sie schaffen uns Zugehörigkeit und Abstand – ganz nach Bedarf und frei gestaltbar. Ver­­trauen und Zuverlässigkeit als Grund­lage jeglicher Kooperation entstehen un­ter­­wegs, durch Erfahrungen und Erleb­nis­­se. Könnten sie auch ohne persönlichen Kontakt gedeihen? Wohl kaum. Gerade Ver­trauen erfordert den klaren und offe­nen Blick ins Auge des Gegenübers und die Wahrnehmung von Mimik und Ges­tik, die bewusste und unbewusste Botschaf­ten senden.

Persönlichen Kontakt in Un­ter­nehmen haben in der Regel auch Au­ßen­dienst­mit­arbeiter. Sie sind die­je­nigen, die über ihre Kundenkontakte als Vermittler der Unternehmen agieren.

Auf Messen wird die Arbeit von Außendienstlern auf den Kopf gestellt: Nicht sie sind es, die einen Besuchstermin mit Gesprächs­part­nern vereinbaren, sondern umgekehrt. Geschäftspartner werden auf der Messe zu Besuchern und müssen sich nun ihrerseits um ein Zeitfenster bei ihren Gesprächspartnern kümmern.

Parallel zu Video- und Telefonkonferenzen haben sich Events entwickelt – warum wohl? Sie sind die Antwort auf die (allzu) technische Lösung eines kommunikativen Anliegens. Für eilige Abstimmungen sind technische Lösungen sicherlich ein Segen. Events aber nehmen den Menschen mit seinen Einstellungen und Gefühlen in den Blick, haben häufig ein Thema und sollen dazu beitragen, dass es ganzheitlich, also auch mit den entsprechenden Emotionen vermittelt wird. Dabei unterstützen Shows, Interaktionen und der Rückgriff auf Dramaturgie und Inszenierungen aus der Welt des Theaters, der Film- und Musikszene.

Bevor Events so genannt wurden, hießen sie Veranstaltungen. Dieses Wort klingt heute bürokratisch oder technokratisch, auf jeden Fall nicht so hipp wie Events. Heute sind sie ein eigener Industriezweig mit Wachstumspotential. „Live Communication“ ist das Zauberwort. Diese Entwicklung ist sehr gut nachzuvollziehen am Beispiel des FAMAB. Einst der Verband der Standbauunternehmen (Fachverband Messe- und Ausstellungsbau) nennt er sich heute FAMAB Kommunikationsverband (davor: Verband direkte Wirtschaftskommunikation). Der Verband zeichnet in sei­nem Werden und Wachsen die Entwicklung der Branche mit uns als Akteuren in einem modernen Wanderzirkus nach.

Begegnung schafft Bindung  
Das Internet hat unser soziales Leben ver­ändert. Es bringt in Echtzeit die Welt zu uns, wann immer wir wollen und was immer wir sollen. Das ist ein großer Fortschritt, der uns viele Möglichkeiten eröffnet. Ich möchte sie nicht missen. Aber ich bin auch gefordert, mich um die Gestaltung dieser neuen Freiheiten zu kümmern. Das bedeutet eine neue Qualität der Entscheidung, zum Beispiel auch mal alle Online-­Verbindungen abzustellen.
Das erste und wichtigste persönliche Netzwerk im Leben ist die Familie. Auch wenn sie sich verändert, sind die fami­liären Bindungen von einer besonderen Qualität, deren wichtigstes Merkmal das „Dazugehö­ren“ ist. Wir werden hineingeboren, bewegen uns darin, entwickeln uns und lernen uns und die anderen kennen. Auf den Erfah­rungen mit der Familie basieren alle weiteren Netzwerke, denen wir angehören (wollen), hier werden Regeln für den Umgang miteinander geprägt.

Die beruflichen Verbindungen stellen eines der wichtigsten Netzwerke dar, in dem wir uns bewegen. Sie basieren auf sachlichen Grundlagen, leben aber von per­sönlichen Eigenschaften, die wir schätzen. Ihre wesentlichen Merkmale sind Gemeinsamkeiten und Belastbarkeit. Wer in Zusammenarbeit mit anderen eine Auf­gabe löst, findet schnell heraus, mit wem die Kooperation besonders gut gelingt. Schwierige Aufgaben zu lösen, dabei in einem guten Kontakt zu bleiben und gemeinsam neue Wege zu beschreiten, stärken Beziehungen, machen sie stabiler. Belastungsproben fördern den Zusammenhalt. Wie vertrauensvoll der Umgang miteinander ist, hängt von den gemeinsamen Erfahrungen ab.

Berufliche Begegnungen von Angesicht zu Angesicht sind nicht nur direkt auf dem Messestand der Aussteller möglich, auch im Konferenzraum oder in Sonder­schauen lassen sich persönliche Bindungen anbahnen und festigen, genauso wie auch bei Vorträgen, Foren und begleitenden Ausstellungen auf Kongressen und Tagungen. Nicht ganz zufällig werden bei der Veranstaltungsplanung Zeiten für den informel­len Austausch fest eingeplant.

Kongresse und Konferenzen sind vor allem für Menschen besonders wichtig, die sich nicht regelmäßig sehen und sprechen können. Auf der Ebene der Referenten kommen die­jenigen zusammen, die als Führungspersönlichkeiten die Arbeiten ihrer Teams präsentieren. Sie sind immer ein willkommener Anlass zum fachlichen und persön­lichen Kennenlernen und zu einem Wiedersehen. Fest etablierte Konferenzen und Kongresse sind in manchen Branchen die einzige Möglichkeit für eine persönliche Begegnung – auch Wissenschaftler und Spezialisten brauchen Stammestreffen.

Erschienen in Rotary Magazin 12/2016

Barbara Harbecke
Barbara Harbecke ist selbstständige Trainerin für Messeprojektmanagement sowie Dozentin an verschiedenen Akademien für Marketing und Kommunikation. messetraining-harbecke.de

Rotary Magazin 10/2017

Rotary Magazin Heft 10/2017

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Die geforderte Nation

Krieg in Syrien, Griechenland-Krise, Nahost-Konflikt, Brexit - außenpolitische Herausforderungen, die öffentlich kaum diskutiert werden. Kann sich Deutschland eine solche Weltabgewandtheit noch leisten?

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