Ein Büro voller Experten

„Und die Kiste wird dann als Musterkiste benötigt?“ Andrea Tischmann hat sich den Telefonhörer zwischen Ohr und Schulter geklemmt und hält ein Formular in ihren Händen. Ein Rotary Club möchte eine Mathekiste bestellen. Hier vom Büro des Rotary Deutschland Gemeindienstes (RDG) aus muss noch geklärt werden, in welchem Kindergarten die Kiste zum Einsatz kommt.

Mitarbeiter von RDG und Büroleiterin Renate Renker zu einem Wochengespräch zusammengekommen. Was für Aufgaben stehen an? Gibt es besondere Vorkommnisse?

Einmal pro Woche arbeitet auch Sybe Visser im Büro. „Darüber hinaus bin ich täglich ein bis zwei Stunden mit RDG beschäftigt“, sagt der ehrenamtliche Vorstandsvorsitzende. „Mit RDG stellen die Rotarier sicher, dass ihre Projektideen effizient und professionell durchgeführt werden und die eingesetzten Spendengelder steuerlich absetzbar sind“, fasst er die Hauptaufgabe des Hauses zusammen. Außerdem ist der gemeinnützige Verein – neben dem Rotary Verlag – die einzige bundesweit agierende Organisation im deutschen rotarischen Verbund, die vertragsfähig ist. RDG kann als Rechtsperson haften. „Das ist besonders auch bei der Beantragung von Zuschüssen des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung, kurz BMZ, wichtig.“ Hier haftet das Haus dafür, dass das Projekt korrekt realisiert und langfristig betreut wird. „Wenn es uns nicht geben würde, dann müsste jedes Mitglied eines Rotary Clubs bei einem Projekt-Vertragsabschluss persönlich haften.“ Der Verein mit Sitz in Düsseldorf bildet den Haftungsmantel für die Clubs, die ihre Projekte mit RDG auf die Beine stellen.

FINANZÜBERBLICK PER STATISTIK

Sybe Visser dürften viele Rotarier von Konferenzen oder Sitzungen kennen. „Ich nehme zum Beispiel an jeder Governorratssitzung teil. Das ist sinnvoll, da es für Finanzen bei Rotary in Deutschland keine weitere zentrale Instanz gibt. RDG hat den Überblick“, erklärt Visser und ergänzt: „Deswegen ist unsere Statistik für alle Governors sehr relevant: Welcher Distrikt hat mehr eingenommen? Wo gab es Rückschläge? Wir erstellen diese Statistik, indem wir unsere Daten auswerten, und veröffentlichen sie auch im Mitgliederteil unserer Website.“ Visser ist das Gesicht von RDG. Hinter ihm steht ein Büro von neun Mitarbeiterinnen und drei Mitarbeiterinnen auf Minijobbasis, ein klassisches Backoffice. Renate Renker leitet es seit zweieinhalb Jahren. Als gelernte und erfahrene Bankkauffrau und mit Arbeitserfahrung bei UNICEF verfügt sie sowohl im Finanzals auch im Spendenrecht über ein fundiertes Wissen. Den Mitarbeiterinnen und ihr bietet sich ein Aufgabengebiet, das von der Beratung und Hilfe bei der Antragstellung eines Projektes über die Planung von Benefizaktionen, Beantragung von Ehrungen, Ausstellung von Spendenbescheinigungen bis hin zu „Detektivarbeit“ reicht, wenn versucht wird, eine überwiesene Spende zuzuordnen.

Zweck, Summe, Datum usw. – nur, wenn alles korrekt angegeben ist, kann RDG die Spenden korrekt zuordnen und die dafür gewünschten Spendenquittungen ausstellen oder Bestellungen in Auftrag geben. „Wir müssen dem Finanzamt immer nachweisen, dass wir die Verwendung einer Spende genau geprüft haben“, sagt Mitarbeiterin

Andrea Tischmann und ergänzt lachend: „Da sind wir zwangsläufig Bürokraten, die auf die Einhaltung des Spenden- und Steuerrechts achten müssen.“ Andrea Tischmann und Barbara Schmidt kümmern sich unter anderem um Clubprojekte. Die beiden prüfen, ob ein Projekt, für das der Club Spenden gesammelt hat, dem Steuerund Spendenrecht standhält. Dort, wo sich ihreSchreibtische treff en, steht ein Halter, an dem sieben Stempel hängen. „Zur Zahlung frei“ ist aus Rotarier-Sicht sicherlich der entscheidende. Wenn die Mitarbeiterinnen ihn auf die Anträge und Quittungen setzen, darf das Geld gezahlt werden. Ihr Arbeitsplatz, das Büro im Düsseldorfer Zentrum, ist gesäumt von weißen Schränken. Hinter den Türen verbergen sich schwarze Ordner, in denen jeder Club seinen „festen Standort“ hat. Doch auch das „papierlose Büro“ hat dank Dropbox und Ähnlichem längst Einzug erhalten. Die Schränke füllen sich also nicht weiter.

Jährlich bucht RDG etwa 25.000 Spendeneingänge deutscher Rotarier und stellt die entsprechenden Spendenquittungen aus, eine Summe von 10 Millionen Euro pro Jahr. Per 30. Juni 2014 setzte sich diese aus 3,236 Millionen Euro für Every Rotarian, Every Year (EREY, also für die Foundation), 0,92 Millionen Euro für End Polio Now und 6,219 Millionen Euro für Clubaktionen und Katastrophenhilfe zusammen. Gegründet wurde RDG im Jahr 1985. Damals startete das Programm PolioPlus und eine rechtlich robuste Struktur war vonnöten. Jeder Rotarier ist seitdem automatisch Mitglied des Vereins und zahlt über seinen Club jährlich 12 Euro an diese im rotarischen Verbund weltweit einzigartige Organisation. „Das deutsche Steuerrecht ist so speziell, dass es eine Einheit wie RDG nötig macht“, erklärt Renate Renker. Durch den Mitgliedsbeitrag von 12 Euro kann RDG die Kosten des Büros decken und gewährleisten, dass 100 Prozent der Spenden in die Projekte fl ießen. Deswegen ist Rotary in Deutschland als einziges Land in der Welt von der neuen Fünf-Prozent-Abgabe zur Deckung der Verwaltungskosten der TRF freigestellt.

An der Stirnseite des Raumes hat sich Christina Höppner über einen Ordner gebeugt. Zusammen mit Ute Lohmann kümmert sie sich um die Buchhaltung und die Ausstellung der Spendenquittungen. Höchste Konzentration ist bei ihrer Arbeit gefordert, haben sie doch zurzeit durch das Erdbeben in Nepal besonders viel zu tun. Darüber hinaus geht es auf das rotarische Jahresende zu, eine Zeit, in der viele Clubs noch rechtzeitig ihren Beitrag zu End Polio Now und dem Annual Fund entrichten möchten.

ROTARISCHES HOMEBANKING

Eine Erleichterung – nicht nur für Christina Höppner und Ute Lohmann – ist das neue RDG Online. Damit können alle Rotarier rund um die Uhr auf ihre Projektkonten zugreifen und Auszahlungen veranlassen. „Man muss nicht warten, bis jemand zu den Bürozeiten am Telefon ist“, sagt Renate Renker. „Durch RDG Online erübrigen sich viele Rückfragen, weil die Plattform diese Fragen schon vorbeugend stellt. Auch Fehler passieren seltener.“ Das System ähnelt Portalen des Onlinebankings. RDG hat es im April 2014 eingeführt. Etwa 400 Clubs nutzen es schon.

Nicht nur die Verlagerung der Aktivitäten in den Online-Bereich, auch andere Faktoren haben dazu geführt, dass sich seit den Anfängen von RDG vieles verändert hat. Die Anzahl der Mitarbeiter ist gestiegen, die Aufgaben sind vielfältiger, die Projekte größer geworden. „Hinzu kommt die Tendenz, mehr internationale Projekte auf die Beine zu stellen“, sagt Renate Renker. „Das merken wir unter anderem daran, dass es verstärkt Anträge im Global-Grant-Bereich gibt.“ So kommen zum Beispiel Projekte wie dieses zustande: der Aufbau einer Wasseraufbereitungsanlage in Madagaskar. Bei Karin Rath sind gerade die ersten Rechnungen für dieses Global-Grant-Projekt eingegangen. Sie kümmert sich neben Global Grants auch um District Grants, genau wie Judith Orf, Anne Liebeck und Ulrike Martin. Wer einen Paul Harris Fellow vergibt, hat sicherlich mit Letzterer Kontakt gehabt. Denn Ulrike Martin betreut zusätzlich die Ehrungen der Major Donors und Paul Harris Fellows. „Gerade haben wir die Hochphase. Es ist die Zeit der Amtsübergaben. Da werden die meisten PHFs verliehen“, sagt sie.

Ob ein Projekt gefördert wird, entscheidet letztendlich formal immer RDG. Der Verein trifft die Entscheidung, auch wenn es sich um die Unterstützung internationaler rotarischer Projekte handelt. In solchen Fällen stimmen sich die Mitarbeiter jedoch mit der Rotary Foundation ab. RDG prüft anhand mehrerer Kriterien, ob ein Projekt förderungswürdig ist, eines davon ist die Nachhaltigkeit. Auch die Frage, wie innovativ ein Vorhaben ist, rückt immer mehr in den Vordergrund. Unabdingbar ist auch, dass ein Rotarier das Projekt führt und koordiniert. Mit dem neuen Grant-System (Future Vision Plan) nimmt RDG immer häufiger die Funktion eines Beraters ein. Denn nur wenn ein Projekt einem der sechs Schwerpunktbereiche der Rotary Foundation entspricht, bekommt es die Chance auf Zuschüsse von der Rotary Foundation Anträgen im Bereich Sport oder Kultur“, so Renate Renker. Doch oft lässt sich mit der richtigen Beratung auch hier für die „Bewerbung“ ein entsprechender Schwerpunkt setzen oder ergänzen, um zum Beispiel einen Bildungsaspekt herauszustellen, der das Projekt dann auch aus Foundation-Sicht förderungswürdig macht.

„Ist das Projekt jetzt bewilligt?“, Judith Orf blickt über ihren Schreibtisch. „Ja, ich hätte auch nicht gedacht, dass es so schnell geht“, antwortet Anne Liebeck. Seit 15 Jahren arbeitet sie hier bei RDG und schätzt vor allem eines: „Man bekommt punktuell tiefe Einblicke in andere Länder.“ Diesen Lernfaktor nennt auch Yvonne Heimerdinger, wenn man sie nach den Besonderheiten ihrer Tätigkeit fragt. Sie betreut für RDG diejenigen Projekte, die vom BMZ bezuschusst werden. Gerade hat sie per Mail die Bewilligung erhalten, dass ein Haus für AIDS-Waisen in Ghana weiterfinanziert werden kann. Auch ein Abwasserprojekt in Moldawien hat kürzlich den Zuschlag für BMZ-Zuschüsse bekommen. Die Projekte, um die sich Yvonne Heimerdinger kümmert, sind sehr komplex. Unter anderem gilt es, mehrere Berichte zu verfassen, unzählige Richtlinien zu beachten. Im Schnitt arbeitet sie bei einem Projekt zwei Jahre mit den Beteiligten zusammen. „Da baut man natürlich eine Bindung auf und fiebert mit“, sagt sie.

Neben RDG ist auch die Deutsche Rotarische Stiftung (DRS) in Düsseldorf ansässig und wird von Judith Orf betreut. Die DRS gibt es seit 2005. So haben Rotarier die Möglichkeit, auch langfristig rotarische Projekte zu unterstützen, ohne eine eigene Stiftung gründen zu müssen.

UMFRAGE IN ÜBER 90 CLUBS

Rotarier spenden über ihren Club im Schnitt 475 Euro pro Jahr. Das hat eine Umfrage ergeben, für die die TU Dortmund im Auftrag von RDG im Herbst 2014 Mitglieder von 90 RCs befragt hat. „475 Euro, das ist fünf- bis sechsmal mehr als die Spenden an die TRF“, sagt Sybe Visser. Die deutschen Spenden bleiben bis zur Verwendung auf den Konten bei RDG und gehen nie an TRF. Derzeit werden mit diesen Spenden Stipendiaten an den Universitäten in Duke und Uppsala unterstützt. Darüber hinaus werden der DDF-Anteil (District Designated Fund) und die Zuschüsse zu den Global Grants aus den Spenden des Annual Funds gezahlt. „Zum Glück haben wir immer so viele gute Projekte hierzulande, dass die Zuschüsse der TRF in etwa gleich hoch sind wie die jährlichen Beiträge der deutschen Rotarier zum Annual Program Fund, also die Basisfinanzierung der Global und District Grants“, sagt Visser. Bis Oktober 2017 bleibt er noch das Gesicht von RDG. Keine kurze Zeit, die da noch bevorsteht. Doch Visser nimmt es mit Leichtigkeit und einem Lächeln. „Ich war, bevor ich in den RC Dortmund-Hörde aufgenommen wurde, Mitglied in vier verschiedenen Clubs. Rotary hat mir immer geholfen, mich überall in der Welt wohlzufühlen. Das kann ich Rotary nun zurückgeben.“