Rotary IT
Entwicklung in der Rotary-IT
Neben RO.CAS und RO.WEB besteht die Rotary-IT aus Systemen und Schnittstellen, die alle notwendigen Prozesse abarbeiten und miteinander kompatibel sein sollen
Der digitale Fortschritt ist ein ständiges Thema in den Rotary Clubs und Distrikten. Doch Fortschritt bedeutet auch Achtsamkeit. Nie lag der Fokus so sehr wie heute auf den Themen Datenschutz und Datensicherheit. Umso wichtiger ist es, dass die zuständigen rotarischen Gremien und der Rotary Verlag als Dienstleister in stetigem Austausch miteinander stehen, um die IT-Systeme auf einem technisch aktuellen und sicheren Stand halten.
Ein Zugang für alle Systeme
Aktuell steht eine Veränderung der Anmeldeprozedur für RO.CAS und das RO.WEB 2.0 Intranet an. Sämtliche RO.CAS-Zugänge werden hierfür personenbezogen neu erstellt beziehungsweise mit den bestehenden RO.WEB-2.0-Zugängen zusammengeführt. Diese neue zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung übernimmt ein SSO-Server (Single Sign On). Was bedeutet das für die Rotarier? Für einen „klassischen Anwender“ gibt es kaum Veränderungen. Lediglich das Passwort muss aufgrund gestiegener Komplexitätsanforderungen einmalig neu vergeben werden. Außerdem wird der Benutzername in Form der E-Mail-Adresse personalisiert, wie es bereits für das Intranet von RO.WEB 2.0 der Fall ist. Diese Anmeldedaten gelten dann selbstverständlich für alle Systeme gleichzeitig.
Über den genauen Umstellungszeitraum und die notwendige Vorgehensweise werden die Clubs von ihren DICOs unterrichtet.
Die Vereinheitlichung ermöglicht die Verbindung von bestehenden und neuen Systemen, wie zum Beispiel der in diesem Jahr kommenden Rotary-App für Smartphones. Auch die Anmeldung für den internen Bereich auf rotary.de soll im nächsten Schritt über den SSO-Server gehandhabt werden und das bisherige Monatspasswort aus dem Rotary Magazin ablösen. Hierbei wird natürlich auch an die Rotarierinnen und Rotarier aus Österreich gedacht, die auch ohne die Nutzung der anderen IT-Systeme ihren persönlichen, gesicherten Zugang bekommen.
RO.WEB-Versionsübergang
Bereits seit 2014 wird durch Initiative der DICOs (District Internet and Communication Officers) das Produkt RO.WEB 2.0 für Club-Homepages angeboten. Die direkt an RO.CAS angekoppelte Lösung stellt mit minimalem Aufwand die Tätigkeiten und Neuigkeiten aus den jeweiligen Clubs gezielt im von Rotary International vorgegebenen Design dar. Inzwischen nutzen über 80 Prozent der Rotary Clubs in Deutschland RO.WEB 2.0 als Club-Homepage. Tendenz steigend!
Aufgrund der bereits angesprochenen Notwendigkeit der technischen Aktualität aller IT-Systeme wurde RO.WEB 1 zum Jahresbeginn 2017 abgeschaltet. Eine Aufrechterhaltung des alten Systems wäre mit immensen Entwicklungskosten verbunden gewesen. Und da sich das Nachfolgeprodukt mehr als etabliert hat, wurde die ohnehin geplante Abschaltung von RO.WEB 1 vollzogen. Gerne können interessierte Clubs eine kostenlose RO.WEB-Demo-Installation beim Rotary Verlag anfordern. Hierfür reicht eine formlose E-Mail an verlag@rotary.de.
Die Arbeit der DICOs
Die DICOs übernehmen den sogenannten First-Level-Support für die Anwender in den Clubs und Distrikten. Sie sind somit die direkten Ansprechpartner bei Fragen rund um Technik und Prozesse in den rotarischen IT-Systemen. Auch die DICO-Zuarbeit bei IT-Projekten hat einen sehr hohen Stellenwert, denn nur so können die sachlichen Anforderungen technisch gezielt umgesetzt werden. Zur Kontaktaufnahme steht ein Online-Formular mitsamt nachgeschaltetem Ticketsystem unter servicedesk.rotary.de den Anwendern zur Verfügung.
Darüber hinaus tragen die DICOs die Erfahrungen und Anforderungen aus den Distrikten zusammen, um einen gemeinsamen Nenner zu schaffen. Hierbei ist die fachliche Konstellation der DICOs entscheidend. Neben IT-Experten aus den verschiedensten beruflichen Bereichen haben auch IT-ferne Rotarier das Amt eines DICOs übernommen. Sie sorgen mit Blick aus der Anwenderperspektive dafür, dass eine nutzerfreundliche Abwicklung rotarischer Prozesse gewährleistet ist.
Das bestätigt auch Elko Berents, DICO des Distrikts 1850: „Nur gemeinsam ist es möglich, die rotarischen Erfahrungen und das IT-Wissen zusammenzubringen und so den Nutzern optimierte Systeme zur Verfügung zu stellen.“
Dokumentiertes Wissen
Es ist sehr aufwendig, Wissen zu schaffen. Mindestens genauso aufwendig kann es sein, dieses Wissen zu erhalten und es Interessierten zur Verfügung zu stellen.
Daher bietet der Rotary Verlag unter wiki.rotary.de ein Wiki-System an, in dem bereits das Handbuch für RO.CAS und RO.WEB Gestalt annimmt. Dieses System kann kostenlos von allen interessierten Rotariern mit Informationen gefüllt werden. Und nicht nur die IT, sondern das gesamte rotarische Umfeld hat die Möglichkeit, dieses System zu nutzen. Wenn Sie am Rotary-Wiki mitarbeiten möchten, wenden Sie sich bitte per E-Mail an wiki@rotary.de, damit Ihnen ein Autorenzugang eingerichtet werden kann.
Die Weichen sind gestellt
Trotz der Vielzahl und der Komplexität der Anforderungen entwickelt sich die IT-Landschaft zunehmend schneller und professioneller.
Die IT-Anforderungen von Rotary sind mit einem dezentral aufgestellten Konzern vergleichbar. Und das in einem heterogenen Umfeld, in dem die Systeme genutzt werden – also nicht durch einen Konzern mit zumindest größtenteils vereinheitlichter IT-Infrastruktur, sondern durch Anwender mit privaten Endgeräten, die das gesamte Spektrum dessen, was seit zehn, wenn nicht 15 Jahren an Hard- und Software auf dem Markt ist, abbilden.
In den vergangenen Monaten hat die rotarische Informationstechnik in Deutschland einen großen Sprung nach vorn gemacht, die Weichen für eine professionelle Handhabung moderner Kommunikation und Datenverarbeitung sind gestellt.
Timo Hammerbacher,
Leiter IT & Operatives Projektmanagement der Rotary Verlags GmbH
