https://rotary.de/clubs/distriktberichte/was-nicht-nur-clubsekretaere-wissen-sollten...-a-10423.html
DISTRIKT

Was (nicht nur) Clubsekretäre wissen sollten...

DISTRIKT  - Was (nicht nur) Clubsekretäre wissen sollten...
Das Nachhalten gehört weiter dazu. Aber die Ermittlung der Präsenz ist heute perdu © Foto: Privat

... lernt man zum Beispiel beim SETS, dem Secretary Elect Training Seminar

Hartmut Bigalke01.04.2017

Nein, natürlich muss der Clubsekretär nicht das ganze Jahr mit dem 40-seitigen „Handbuch des Clubsekretärs“ unter dem Arm herumlaufen (rotary.org/myrotary/de/document/lead-your-club-sekretary). Es reicht, wenn sich der neue Amtsträger merkt, wo das Wichtigste steht, auf welchen Seiten ihm das Gespür und das Verständnis für die megakomplexe Sache namens Rotary vermittelt wird. 

Im Zusammenspiel mit anderen "Werkzeugen“ hilft das Handbuch dabei, den Alltag des Clubs zu strukturieren und so zu organisieren, dass alle davon profitieren – vom Präsidenten bis zum Clubmeister. Die anderen Werkzeuge sind zum Beispiel die Website von Rotary Deutschland (rotary.de), die Website des Distrikts 1870 (rotary1870.de) mit den Terminen des Distrikts und der persönliche Account bei myRotary (my.rotary.org); hier haben Mitglieder Zugriff auf hilfreiche Tools und Informationen.

Eine weitere wichtige Informationsquelle ist zudem das Internationale Büro in Zürich: 40 Angestellte betreuen 8000 Clubs in 112 Ländern in sieben Sprachen (Tel. +41/44 387 71 11).

Je kürzer, desto besser

Im Handbuch des Clubsekretärs lässt sich das komplette rotarische Jahr vom Juni („Abstimmung mit Präsident und Vorstandskollegen über Arbeitsaufteilung“) über Dezember (Mitgliederdaten bei RI überprüfen Anzahl, Neuzugänge, Ausgeschiedene) bis Ultimo (Erstellen des Jahresberichts) nachlesen. Natürlich fehlen auch die Hinweise auf die Berichtspflichten nicht: vom monatlichen Präsenzbericht an den Distriktgovernor bis zu den Angaben für das „Official Directory“. 

Die Lektüre des Wochenberichts ersetzt natürlich nicht die Teilnahme am Clubmeeting (einzige Ausnahmen: begründete Abwesenheit und Krankheit). Und noch ein Satz zum Wochenbericht: Der beste Wochenbericht ist immer der kürzeste! Aus den 77 Berichten im Wochenlauf stechen einige hervor, es sind die, die man lakonisch nennen könnte.

Ein Beispiel: Was war wann? Glückwünsche. Wichtige (!) Termine. Das nächste Meeting. Programm (also der Schwerpunkt im Wochenbericht) und basta. Die Flut der Anhänge – zwölf bis 15 sind schon fast die Regel – verlangt unbedingt nach Straffung, vor dem Hochladen bitte überlegen, ob das Dokument wirklich so wichtig ist, dass alle Mitglieder es haben müssen.

Den drei Organisatoren beziehungsweise Vortragenden Hanns-Peter Windfeder, Heinz-Gerd Dreehsen und Jochen Groppe gebührt Dank für ein Seminar, das Präzision, Breite und Alltagsnähe zu verbinden wusste.

Hartmut Bigalke
Hartmut Bigalke ist Journalist mit 40 Jahren Erfahrung als Redakteur mit vielfältigen Führungsaufgaben bei großen Regionalzeitungen, u. a. Westfälische Nachrichten und Schwäbische Zeitung. Seit 2006 ist er Journalist im Ruhestand, seit 2009 Distriktberichterstatter für den Rotary-Distrikt 1870.