"Du musst ein Ziel in Rotary haben"
Oder: Wie aus einem „Rotary-Start-up-European-Summit“ ein mächtiger Erfolg wurde
Schon bei seiner Wahl zum Rotary International Direktor (RID) 2023-25 stand für Hans-Hermann Kasten verpflichtend im Aufgabenheft, dass er in seiner Amtszeit ein sogenanntes Rotary-Institute zu veranstalten habe. Rotary International kombiniert dann immer praktischerweise dieses Treffen mit dem regionalen Vorbereitungstraining der Governor elect. Das soll einerseits sicherstellen, dass Governor gut präpariert und untereinander vernetzt ihr Amtsjahr planen. Andererseits bietet der RID mit seiner Koordinatoren-Crew die Gelegenheit zum mehrtätigen Erfahrungsaustausch über aktuelle zivilgesellschaftliche Themen – und zwar prinzipiell für alle Rotarier in den beteiligten Zonen aus Europa. Dass sich in der Vergangenheit überwiegend nur rotarische Führungskräfte zum Institute anmeldeten, war bedauerlich, weil die behandelten Themen an die gesamte rotarische Welt adressiert waren. Das wollte man in Bonn 2024 etwas anders machen.
"So eine Veranstaltung auf europäischer Ebene ist natürlich nicht an einem Wochenende planbar. Dazu braucht man ein Team und eine Vision, die alle antreibt", so die frühe Einschätzung des RID. Die Vision bekam mit der Überschrift "European Summit" erste Konturen und mit einem seiner Nachfolger aus seinem Distrikt 1810, Past-Governor Helmut Raßfeld, ging er als eine Art rotarisches Start-up die ersten Schritte.
"Hans-Hermann Kasten hat mich zeitnah nach seiner Wahl gebeten, Chair des Summits zu werden. Im September 2021 war meine Hotelsuche abgeschlossen, nachdem ich vorher vor allem die Institute von Basel und Prag ausgewertet hatte. So habe ich dann – immer noch Einzelkämpfer – mit meiner Gesellschaft die Verträge abgeschlossen, in die dann später der Verein eingetreten ist. Dies waren am Ende circa 2000 Übernachtungstage und ein Veranstaltungsvertrag von letztlich fast 400.000 Euro. Alles nur mit meiner Unterschrift und meiner Gesellschaft", blickt der Teamchef des Summits zurück. Erfolg in Rotary wird eben wesentlich auch durch die Übernahme individueller Verantwortung erreicht. Doch ohne ein Team bleibt es beim Einzelkampf.
Deshalb gründete man einen "Verein zur Förderung des rotarischen Gedankens e.V.", der als Rechtsvertreter in allen geschäftlichen Angelegenheiten von Verträgen über Ticketing bis Sponsoring in Erscheinung trat. Das sorgfältig ausgesuchte Organisationsteam, dem auch zwei amtierende Governor und zehn Pastgovernor (davon zwei ehemalige Vorsitzende des Deutschen Governorrates) angehörten, traf sich ab Januar 2024 in gut 40 Zoom-Sitzungen jeden Donnerstag um 8 Uhr zur einstündigen Lagebesprechung. "Gut 95 Prozent der Arbeit für den European Summit 2024 hat mit einem Kernteam von neun Personen im Vorfeld stattgefunden", schätzt Helmut Raßfeld. "Viele Ideen zum Summit wurden in diesen Zoommeetings geboren, diskutiert, geprüft, konkretisiert, anschließend umgesetzt oder verworfen", ergänzt Hans-Hermann Kasten.
"Du musst ein Ziel in Rotary haben – und uns war es wichtig, möglichst viele Leute zu erreichen und miteinander ins Gespräch zu bringen", betont Co-Chair PDG Birgitta Radermacher. Das Programm wies dann folgerichtig längere Kaffeepausen aus, die von den mehr als 600 Teilnehmern des Summits kommunikativ ausgiebig genutzt wurden. Das eigens dafür errichtete House of Friendship mit gut 40 Ausstellern, Projekten und Initiativen aus den europäischen Zonen bot den richtigen Rahmen dafür. "Insgesamt haben wir weit mehr als 1.000 Gäste zum Summit mit dem vorgelagerten Governortraining in Bonn begrüßt", freut sich PDG Radermacher über den Erfolg des resonanzstärksten Institutes seit Langem.
Dazu beigetragen hat nicht zuletzt auch die Unterstützung und Werbung im Vorfeld, an der sich auch das Rotary Magazin, der Rotary Verlag und das Europa-Afrika-Büro in Zürich aktiv beteiligten. "Neben diversen Artikeln, war es die Bereitstellung der E-Mailadresse ‚rotary.de‘, über die Thomas Meier-Vehring dreimal 4.500 Einladungen in sieben Sprachen an die Distrikt Governor und Incoming-Präsidenten der Clubs in den beteiligten Zonen geschickt hat", nennt Helmut Raßfeld einen wichtigen Baustein für den quantitativen Erfolg, an dem auch die von PDG Jan Mittelstaedt aufgesetzte Website beteiligt war. "Schließlich sind es die Teilnahmegebühren, die so eine Veranstaltung finanzieren, denn von Rotary International haben wir kein Geld erwarten dürfen", bilanziert der Chair des Summits.
Im Frühjahr 2025 wird nach Begleichung aller ausstehenden Rechnungen feststehen, wie hoch ein voraussichtlicher Überschuss ausfallen wird. "Das Geld bleibt natürlich bei Rotary und wird über RDG in Projekte und Initiativen investiert – dabei sehr gerne in rotarische Start-ups", stellt der amtierende Rotary International Direktor Hans-Hermann Kasten in Aussicht. Sein Tipp: "Erfolg in Rotary hat man, wenn man die richtigen Leute zur richtigen Zeit für ein Ziel begeistern kann – im Club, im Distrikt und in den Rotary-Zonen."
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