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Im Fokus

Hier wird Ihnen geholfen!

Im Fokus - Hier wird Ihnen geholfen!Fotostrecke: Rotary International Regionalbüro
Für mehr Impressionen aus dem Züricher Office bitte Foto oben anklicken. © Anne Gabriel-Juergens

In Zürich ist eines von sechs Regionalbüros von Rotary International angesiedelt – eine große Service-Einheit für Clubs und Distrikte, die jede Menge Unterstützung offeriert.

Sabine Meinert01.07.2018

Direkt hinter der Eingangstür wird es unerwartet bunt: Auf dem Tresen im Empfangsbereich des Züricher RI-Büros prangen unter einem Rotary-Logo ganze Sträuße farbenfroher Fähnchen – eines für jedes Land, dessen Rotarier hier Rat und Hilfe finden können. Und das sind nicht wenige: über 300.000 in mehr als 8500 Clubs, verteilt auf 128 Distrikte in 114 Ländern. Eine gewaltige Aufgabe.

Auf einer halben Büro-Etage hat Marco Nicosia, Chef des RI-Büros in Zürich, mehr als 40 Mitarbeiter um sich geschart – aus 22 Nationen. Wer die Gespräche an Schreibtischen und Telefonen nur ein wenig belauscht, hört neben den sieben „offiziellen Amtssprachen“ – Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Portugiesisch und Schwedisch – noch einige mehr. Ein Babel? „Nein, aber angesichts der Aufgaben, die wir für europäische, afrikanische und auch einige Länder im Nahen und Mittleren Osten erfüllen, sind mehrere Sprachen ein Muss. Fast jeder hier kommt aus einer multikulturellen Familie. Eine gute Voraussetzung, denn der wichtigste Teil unserer Arbeit ist Verständigung und Vermittlung – eben Kommunikation auf allen Ebenen“, meint Büroleiter Marco Nicosia (RC Zürich-Zürichberg).

In den Arbeitsbereichen vor seinem Büro summt es regelrecht vor Aktivität: Am Fenster wird ein Kontakt nach Russland hergestellt, im Mittelteil die Gründung eines neuen ägyptischen Clubs besprochen, weiter vorn mit Ungarn in Sachen Datenschutz telefoniert. Dreißig bis vierzig Probleme lösen die RI-Mitarbeiter hier täglich, zahllose Rücksprachen mit der RI-Zentrale in Evanston (USA) kommen noch dazu. 

Spender, Grants und Schnee

Weiter hinten geht es vor allem um Finanzen. Kein einfaches Thema, weiß Peter Schnell, dessen Arbeitsfeld die Foundation Services sind. Er ist einer der Ansprechpartner für Foundationbeauftragte, ist zuständig für Fragen rings ums Fundraising sowie Major Gifts und außerdem der PR-Mann auf diesem Feld. „Oder konkret: Wenn ein Rotarier  zum Beispiel in Afrika Projekte unterstützen möchte, dann ermöglichen wir das“, erklärt er.

Peter Schnell arbeitet dafür eng mit den Koordinatoren für Deutschland und Österreich, wie zum Beispiel Hans-Jürgen Leuchs und Holger Knaack, zusammen. Erfreulich: Innerhalb von sechs Jahren hat sich allein die Zahl der Major Donors in Deutschland und Österreich – also der Rotarier, die mehr als 10.000 US-Dollar für Zwecke der Foundation spendeten – mehr als verdoppelt, auf über 60. „Den Kontakt zu den Spendern finde ich besonders spannend. Es sind beruflich und persönlich sehr erfolgreiche Menschen, engagiert und mit einem Faible für internationalen Austausch“, erzählt Schnell.

Sein Manager Espen Malmberg hat auch Grants im Blick. Sein Team begleitet die Clubs und bilanziert die Erfolge der einzelnen Aktionen. Notfalls helfen er und seine Kollegen vom Formular-Ausfüllen bis zur Auswertung: „Dabei geht’s auch um die kleinen Steinchen, die wir aus dem Weg räumen, damit das Projekt glatt über die Bühne geht. Ganz wichtig dabei: Besonderheiten in der Region beachten.“ Viele Mitbringsel aus aller Herren Länder auf den Regalen ringsum – Wimpel, Andenken, rotarische Pokale, Plaketten – bezeugen, dass die Mitarbeiter des Züricher Büros bei jedem Besuch in den Distrikten ein Auge darauf haben.

In Deutschland laufen Spenden meist clubweise über den Rotary Deutschland Gemeindienst (RDG) und damit weitgehend problemlos. Die Spenden korrekt zu verbuchen und Tausende Paul Harris Fellows im Jahr zu attestieren, ist somit für Espen Malmberg eine große Genugtuung. Für die jährliche Gesamtsumme der Foundation-Spenden aus Deutschland und Österreich – im letzten Rotary-Jahr immerhin sechs Millionen Euro – sind großenteils die Clubs verantwortlich. Das beeindruckt den Norweger.

Dass es bei der Abwicklung korrekt zugeht, dafür steht Charlotte Abächerli mit ihren sieben Kollegen. Die Debitorenbuchhalterin hat ein Auge auf alle eingehenden Zahlungen, und das sind unendlich lange Ziffernkolonnen auf elf Konten in neun verschiedenen Währungen. Für Fragen zur Clubrechnung, die alle sechs Monate erstellt wird, ist sie damit die richtige Ansprechpartnerin. In Deutschland oder Österreich klappt es mit den Beiträgen aber weitgehend reibungslos. „In anderen Ländern muss ich dagegen durchaus mal mehrere Mahnungen schicken. Ein  Club schrieb einmal zurück, man könne gerade nicht zahlen, es habe geschneit“, schmunzelt die Schweizerin.

Die Finanzabteilung bewegt 35 Millionen Dollar pro Jahr, allein 20 Millionen Dollar für Projekte. „Und kein Cent davon darf verloren gehen. Die Umstellung auf papierlose Abwicklung ist eine weitere Herausforderung“, sagt Losang Ribi. Er hat die Finanzdienste im Blick. Auch die Verwaltung von Geldern für die Governors oder die Programme der Rotary Foundation gehören in das Arbeitsfeld des aus Tibet stammenden Managers. Wenn er mit seinem Team die Finanzen geräuschlos und zur Zufriedenheit der Rotarier abwickeln kann, ist er auch zufrieden, sagt er.

Wir für euch!

„Wir wollen für die Rotarier da sein – in jeder Situation“, bekräftigt Marco Nicosia. Er arbeitet bereits seit 22 Jahren in Zürich und hat hier jede Abteilung durchlaufen. Seit acht Jahren ist er nun der Chef. Sein großes Augenmerk liegt neben der Zufriedenheit der Rotarier auf einem freundlichen, wertschätzenden Arbeitsklima. „Mit den vielen Nationalitäten – ich bin selbst halb Italiener, halb Spanier – ist das hier eine ‚kleine Welt‘. Eine mit respektvollem Umgang und großer Offenheit. Das wird jeder merken, wenn er hier vorbeikommt oder anruft.“

Deshalb ist auch kein Problem zu klein oder zu ungewöhnlich, ergänzt Ulpia Phillips. „Einmal fragte ein Governor aus Afrika, ob er Reisekosten für einen Eselsritt einreichen könne. Hintergrund: Der Regen hatte in der Region viele Wege weggespült. Die einzige Zugangsstraße zu einem Club war nur noch per Esel passierbar. Die Futterkosten für das Grautier waren damit natürlich abrechenbar“, erzählt die Italienerin.

Phillips leitet die Abteilung Club and District Support (CDS). Ihr Arbeitsfeld dreht sich um regionale Strategien, Auseinandersetzungen bei Distriktwahlen und die Abstimmung mit Rotary International in Evanston. Für Phillips sind die „election disputes“ ein Gradmesser für die Lebendigkeit von Rotary, da sie zeigen, dass sich Rotarier mit der Organisation identifizieren. Stephanie Theobald, Natalia Anisimova-Krucker und Alexandra Heller sind als eines der sechs regionalen Clubs-und-Distrikte-Teams dagegen speziell für die deutschen und Schweizer Anfragen zuständig. Ansprechpersonen für die österreichischen Rotarierinnen und Rotarier sind Rosangela Merlino und Susanne Förster. Anträge für neue Clubs, Fragen zu Online-Instrumenten oder CoL-Beschlüssen – das alles landet auf ihren Tischen. 

Sie verfolgen gleichzeitig, wie und wohin sich Distrikte entwickeln, nehmen an President Elect Trainings (PETS)  oder der International Assembly in San Diego teil. „Zur Vorbereitung von PETS hat unsere Abteilung Best Practices aus der ganzen Region gesammelt, damit die künftigen Governors Stolperfallen bei der Vorbereitung  umgehen können“, erwähnt Stephanie Theobald.

Damit die Materie nicht ganz so trocken wird, erstellten Ulpia Phillips und ihre Mitarbeiter zudem Videos über die richtige Verwendung des rotarischen Rades, hielten Webinare oder entwickelten ein Quiz für die Teilnehmer von Distriktveranstaltungen. 

Geht es um den internationalen Part, kommt häufig noch Lydia Alocen ins Spiel. Sie ist im Team Customer Service für das Französisch-sprachige Afrika zuständig, kann Kontakte herstellen, beim Fundraising helfen oder auch Institute mitorganisieren. „Oft fühle ich mich beim Abschlussbericht quasi als Teil des Projekts“, muss sie zugeben.

Wissen, Material, Training

Zig Anfragen und Bestellungen pro Tag erhält auch Marcelo Bottini mit seinem Team. Der Argentinier ist Herr über die Rotary-Artikel im Lager. Darin liegen auf vielen Regalmetern Broschüren, Bücher, Info-Flyer in den sieben offiziellen Sprachen von Rotary, dazu Basecaps, Kaffeebecher, Schlüsselanhänger oder Notizhefte mit rotarischem Branding. Beim Stöbern entdeckt man sogar Thermoskannen oder Koffergurte. „Genau das Richtige für die sport- und reisefreudigen Rotarier“, lacht Bottini.

Auch für die Zusendung von Charterurkunden und Paul-Harris-Fellow-Pins (etwa 16.000 im Jahr) oder Polio-Kampagnen-Unterlagen ist Bottini mit seinem kleinen Team zuständig. Oftmals sorgt gerade diese Aufgabe aber für logistische Probleme. Denn die Bestellungen ballen sich zum Ende des rotarischen Jahres und viel zu häufig werden die Orderwünsche auf den allerletzten Pfiff abgegeben – dann kann es unnötig knapp werden, wissen die Züricher Logistiker. Dennoch: Mehr als 5000 Päckchen werden pro Jahr verschickt – jedes innerhalb von 24 Sunden.

In letzter Zeit wird das Lager in Zürich leerer. In Zukunft soll hier nicht mehr so viel auf Vorrat gelagert, dafür per Print on Demand bereitgestellt werden. Nun melden sich öfter mal Historiker an. Denn im Keller ist auch das regionale Archiv: Distrikt-Unterlagen aus knapp 100 Jahren rotarischer Arbeit, fein säuberlich nach Land und Jahr sortiert. Eine geschichtliche Goldgrube, durch die Marcelo Bottini manchmal sogar Besuchergruppen führt. 

„Im Herbst wird es bei uns noch etwas Neues geben“, berichtet Marco Nicosia zum Schluss. „Wir wollen das Europa-/Afrika-Büro von Rotary International näher an die Rotarier bringen. Deshalb bauen wir gerade einen Teil der Office-Räume zu einem Meeting & Conference Center um.“ Clubs, Arbeitsgruppen oder Amtsträger könnten sich dann in Zürich zu Meetings oder Schulungen treffen und gleichzeitig all jene kennenlernen, die versuchen, ihnen die rotarischen Wege zu ebnen, gibt Marco Nicosia einen Ausblick. „Zürich soll dann noch näher an die Rotarier heranrücken.“


 Ansprechpartner

Bei Fragen jeder Art helfen die RI-Mitarbeiter in Zürich gern.
Hier eine Kontaktliste: 

Marco Nicosia
Leiter des Europa-/Afrika-Büros
Tel: +41 44 387 71 71
marco.nicosia@rotary.org

Ulpia Phillips
Leiterin Clubs und Distikte (CDS)
Tel: +41 44 387 71 17
ulpia.phillips@rotary.org

Stephanie Theobald
Clubs und Distrikte
Tel: +41 44 387 71 18
stephanie.theobald@rotary.org

Natalia Anisimova-Krucker
Clubs und Distrikte
Tel: +41 44 387 71 19
natalia.anisimova-krucker@rotary.org

Alexandra Heller
Clubs und Distrikte
Tel: +41 44 387 71 22
alexandra.heller@rotary.org

Susanne Foerster
Clubs und Distrikte Österreich
Tel: +41 44 387 71 32
susanne.foerster@rotary.org

Rosangela Merlino
Clubs und Distrikte
Tel: +41 44 387 71 31
rosangela.merlino@rotary.org

Marcelo Bottini
Leiter Office Support
Tel: +41 44 387 71 84
marcelo.bottini@rotary.org 

Losang Ribi
Financial Services
Tel: +41 44 387 71 79
losang.rib@redaktion.org

Espen Malmberg
Foundation Services
Tel: +41 44 387 71 74
espen.malmberg@rotary.org

Peter Schnell
Foundation Services
Tel: +41 44 387 71 70
peter.schnell@rotary.org

Charlotte Abächerli
Financial Services
Tel: +41 44 387 71 98
charlotte.abaecherli@rotary.org