Erster Blick hinter die Kulissen von Polaris
Mit Polaris wurde im März ein neues Clubmanagement-System eingeführt. Hinter der Umstellung verbergen sich tausende Stunden Arbeit und die Unterstützung freiwilliger Trainerinnen und Trainer.
Nachdem sich Governor Thomas Gredler und IT-Koordinator Friedhelm Dold (RC Wels-Burg) nach fast zwanzig Jahren nach einer Evaluierungsphase für das Schweizer Verwaltungssystem entschieden hatten, lag der Ball bei Christian Mayer (RC Kufstein), das Mammutprojekt erfolgreich umzusetzen. Als District Internet & Communication Officer (DICO) ist Mayer Projektkoordinator für die Distrikte 1910 und 1920. „Nach anfänglicher Skepsis, die so eine große Umstellung mit sich bringt, freuen mich jetzt aber die vielen positiven Stimmen. Die neue Plattform bietet zahlreiche Möglichkeiten, das Clubleben digital attraktiv zu verwalten. Mehr und mehr weg von der vergangenheitsorientierten Dokumentation in Wochenberichten hin zu einer redaktionellen Verarbeitung von Informationen“, beschreibt Mayer die neuen Möglichkeiten.
Vereinfachungen und Re-Design geplant
In beiden Distrikten wurden in den letzten Monaten rund 1000 Funktionsträger in den Clubs von rund 20 IT-affinen freiwilligen Trainerinnen und Trainern geschult. Neben der Durchführung der Schulungen galt es auch, Daten von 10.000 Mitgliedern in das neue System zu migrieren, 130.000 Wochenberichte der Vergangenheit zu sichern und auch eine Unmenge an historischen Datensätzen in Polaris zu integrieren. In Summe rund 2000 Stunden für Vorbereitung, Datenmigration, Softwareorganisation, Schulungen, Nachbereitungen. Die Tatsache, dass die Präsenzen von Clubfreundinnen und Freunden nun nicht mehr für alle einsehbar sind, habe interessanterweise besonders viele Fragen aufgeworfen. Mayer sieht dies aber durchaus neutral, liege der Fokus von Rotary doch auf ganz anderen Werten. Einige Vereinfachungen in der Bedienerfreundlichkeit sind in Planung und in den nächsten Jahren ist auch ein Re-Design vorgesehen. Weiter werden im Sommer die Interact-Clubs in Polaris integriert und freigeschaltet sowie ein Bezahlsystem angeboten, welches die Clubs individuell nutzen können. Auch das Finanzmodul bietet zukünftig Erleichterungen bei der Organisation von Mitgliedsbeiträgen, Veranstaltungen und sonstigen Käufen wie etwa von Konzertkarten.
