Service für die Clubs

Im RI-Büro in Zürich arbeiten heute 40 Angestellte, die über 8000 Clubs in 112 Ländern und sieben Sprachen in Europa und Afrika betreuen. Die sieben Sprachen, das sind Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Portugiesisch und Schwedisch. „Inoffiziell sprechen wir 16 verschiedene Sprachen, im Schnitt drei bis vier pro Angestellter“, sagt Büroleiter Marco Nicosia (RC Zürich-Zürichberg) und ergänzt: „Die Rotarier schätzen das.“
Der 43-Jährige weiß, wovon er spricht, wenn er von den internationalen Lebensläufen seiner Mitarbeiter erzählt. Als Sohn eines Italieners und einer Spanierin, geboren und aufgewachsen in Basel, kann er gut nachempfinden, was es heißt, in einer Person vereint Wurzeln an unterschiedlichen Plätzen dieser Erde zu haben. Für Marco Nicosia ist es „ein Traumjob, dieses Büro zu leiten“, das er mit dem „Turm von Babylon“ vergleicht: „Alle verstehen sich problemlos“. Sicher nicht zuletzt weil der Chef des Hauses viel Wert auf gute interne Kommunikation legt – unter den Kollegen in Zürich, aber auch zu den Kollegen im RI-Hauptsitz in Evanston/USA. „Davon profitieren nicht nur die Angestellten, sondern auch die Rotarier“, so Nicosia. Auf der einen Seite ist das RI-Büro in Zürich „der verlängerte Arm des Generalsekretärs“, auf der anderen Seite übernimmt es eine Vermittlerfunktion und sensibilisiert die Kollegen im Hauptsitz für kulturelle Unterschiede zwischen den USA, Europa und Afrika. Das Büro hilft den Rotariern, ihre Ziele zu erreichen – mit einem hohen Maß an kulturellem Verständnis, in ihrer Zeitzone und nach Möglichkeit auch in ihrer Landessprache.

Club- und Distrikt-Betreuung

Eine wichtige Schlüsselfunktion hat dafür die Abteilung Club and District Support (abgekürzt CDS). Unter der Leitung von Ulpia Phillips betreuen die CDS-Mitarbeiter in sechs Zweier-Teams alle Clubs in Europa und Afrika. Jedes Zweier-Team unterstützt rund 20 Distrikte und kommuniziert mit den Rotariern in zwei Hauptsprachen. Für das Zweier-Team, das alle afrikanischen Distrikte betreut, sind dies Französisch und Englisch. „CDS ist das Einstiegstor für Rotarier“, sagt Stephanie Theobald, die als Supervisor gemeinsam mit Natalia Anisimova-Krucker das deutsch/englische Team bildet. Dieses Team betreut einen Teil von Russland und die Distrikte in Deutschland, Österreich und der Schweiz. „Uns rufen die Rotarier an, wenn sie ein Problem haben“, sagt Natalia Anisimova-Krucker. Die beiden Mitarbeiterinnen helfen in der Regel direkt oder leiten die Anfragen an die entsprechende Abteilung weiter. „Ein großer Teil der Fragen bezieht sich auf die Verfassungsdokumente von RI“, sagt Stephanie Theobald. Soll ein neuer Rotary Club gegründet werden, stehen die beiden in engem Kontakt zu den Governors und gewährleisten, dass alles „korrekt und zügig“ ablaufen kann. In den letzten Monaten habe es vermehrt Fragen zum Mitgliederzutritt gegeben, sagt Natalia Anisimova-Krucker. Die Datenbank von Rotary International bietet den Clubs unter dem Namen „Mitgliederzutritt“ (MAP – Member Access Portal) online Zugriff auf Informationen und Berichte von RI, etwa zur Mitgliedschaftsentwicklung, zu Paul Harris Fellows oder zum Spendenvolumen. Clubs können über den „Mitgliederzutritt“ zudem ihre Mitgliederdaten direkt online an RI melden. Aktuelle Daten der Clubs liegen bei RI nur vor, wenn diese direkt nach Evanston gemeldet wurden. „Vielen Rotariern ist nicht bewusst, dass eine Meldung an die Online-Club-Administrationsdatenbank RO.CAS zu Clubamtsträgern nicht automatisch an Rotary International geht“, sagt Stephanie Theobald.
Um rotarischen Amtsträgern zu verdeutlichen, welche Unterstützung das Büro bieten kann und auch welche Erwartungen RI an sie stellt, nehmen die CDS-Mitarbeiter immer wieder als Trainer an rotarischen Ausbildungsveranstaltungen teil, etwa an President Elect Training Seminaren (PETS)  oder an der International Assembly in San Diego, auf der einmal im Jahr die incoming Governors der Welt für ihr neues Amt geschult werden. „Daraus ergibt sich häufig eine enge Zusammenarbeit, die ermöglicht, Entwicklungen in den einzelnen Distrikten zu verfolgen“, so Theobald.

Order Desk

Welche Unterlagen sind relevant für ein Amt im Clubvorstand? Wo bekomme ich Material zur Polio-Kampagne? Stephanie Theobald und Natalia Anisimova-Krucker beantworten die Fragen. Supervisor Marcelo Bottini und sein Team aus der Abteilung Order Desk nehmen die Aufträge an und schicken die Sendungen los. Er legt den Rotariern nahe, ihre Bestellungen nach Möglichkeit über das Internet (http://shop.rotary.org/) aufzugeben und ergänzt: „Die Deutschen und Österreicher sind vertraut mit der Aufgabe von Bestellungen über die Website.“ Über 1300 Publikationen in sieben Sprachen und diverse Rotary-Artikel liegen im Lager des RI-Büros in Zürich für Rotarier in Europa und Afrika bereit. Die Zahlen belegen ein reges Interesse. So bearbeitete das Team im Jahr 2010 insgesamt 2109 Bestellungen und verschickte 70.819 Utensilien und Publikationen. Und was am häufigsten? „In der letzten Zeit war verstärkt Material gefragt, das in Verbindung zur Rotary Foundation steht, zum Beispiel zur Polio-Kampagne, oder Paul-Harris-Fellow-(PHF)-Anstecker“, sagt Marcelo Bottini.

Rotary Foundation

Auszeichnungen zum Paul Harris Fellow beantragen die Rotarier beim Rotary Deutschland Gemeindienst (RDG) in Düsseldorf. Von dort werden die Unterlagen nach Zürich geschickt und landen auf dem Tisch von Marta Wild. Im Team von Rotary-Foundation-(TRF-)Manager Espen Malmberg ist sie Foundation Coordinator und betreut insgesamt 50 Distrikte in Europa und Afrika. In Deutschland fließen Spenden für die Rotary Foundation über den Rotary Deutschland Gemeindienst. Mit RDG hat Marta Wild vornehmlich zu tun, wenn es um die Beantwortung von Fragen rund um die Paul Harris Fellows geht.
Für die ist zwischen März und Juni Hochsaison. „Zum Ende des Rotary-Jahres werden 65 Prozent aller Auszeichnungen vorgenommen“, sagt Espen Malmberg, der sechs Jahre im RI-Hauptsitz in Evanston die Rotary Peace Centers geleitet hat und zum 1. Februar 2010 als Foundation Manager nach Zürich wechselte. Die Spendenkultur des Einzelnen unterscheidet sich von der in anderen Teilen der Welt deutlich. „Die Rotarier in Europa tendieren dazu, über ihre Clubs zu spenden“, sagt der gebürtige Norweger.
Um die Gewinnung von Spenden sowie die Betreuung der Großspender, der Major Donors, kümmert sich Stefan Neukom (RC Zürich-Adlisberg) in seiner Funktion als Fund Development Advisor. Die Foundation zeichnet Einzelpersonen oder Ehepaare als Major Donors aus, deren Spendenvolumen an die Foundation mindestens 10.000 US-Dollar beträgt. „Aufgrund der Größe und Vielschichtigkeit der Foundation stellen wir bei Rotariern teils eine gewisse Zurückhaltung gegenüber der Foundation fest. Ich kann diese Rotarier nur dazu einladen und ermuntern, mehr über die Foundation sowie ihre Projekte zu erfahren. Es ist nämlich unsere Stiftung. Die Stiftung von 1,2 Millionen Rotariern verteilt über die ganze Welt, und jedes Mitglied hat auf unterschiedliche Weise die Möglichkeit, etwas beizutragen.“
Wichtig ist es, den Kontakt zwischen Clubs und District Foundation Chair herzustellen. Der kann herausfinden, ob der Club bestimmte Interessen hat und welche Möglichkeiten der Spenden jeweils infrage kommen, zum Beispiel das Sponsoring eines Stipendiaten.

Finanzen

Pilotprojekt ist Deutschland hinsichtlich der Übermittlung von Mitgliedsbeiträgen. Die werden nicht über RDG, sondern alle sechs Monate direkt über die Finanzabteilung in Zürich eingezogen. Seit Juli 2008 läuft das per Einzugsermächtigung in enger Zusammenarbeit mit der Deutschen Bank in Düsseldorf. „Das Verfahren hat den Vorteil, dass man das Geld in einem Tag bekommt“, sagt Losang Ribi, Leiter der Abteilung Finanzen im Schweizer RI-Büro. Im ersten Durchgang zahlten 370 Clubs (40 Prozent) per Einzugsermächtigung. Im Januar 2011 waren es bereits 656 Clubs (67 Prozent), die auf diese Weise überwiesen haben. „Weltweit gehen alle sechs Monate mehr als 7000 Mahnungen an die Clubs, 1800 davon in Europa und Afrika und 80 in Deutschland“, sagt Losang Ribi. Neben dem Einholen von Mitgliedsbeiträgen beschäftigt sich die Finanzabteilung mit der Verwaltung von Budgets für Governors und Geldern für Programme der Rotary Foundation. Ferner erfasst die Abteilung Zahlungsein- und -ausgänge von RI und der Foundation.
Damit auch auf der Finanzebene intern ein enger Draht zu den Kollegen in Evanston besteht, gibt es eine wöchentliche Videokonferenz mit dem Personal im Hauptsitz.

Öffentlichkeitsarbeit

Nicht für die interne, sondern für die externe Kommunikation zuständig sein wird die im Büro neu geschaffene Stelle des PR-Verantwortlichen für die Region Europa und Afrika. Die ursprünglich vom Hauptsitz in Amerika aus betreute Region erhält damit einen PR-Experten im Herzen von Europa, welcher Unterschiede zwischen den Kulturen aufnehmen und vermitteln kann. „Das Verständnis für die neue PR-Stelle ist auch ein Zeichen dafür, dass die Kollegen im Hauptsitz kultursensibler geworden sind“, sagt Büroleiter Marco Nicosia erfreut über die Verlegung des Arbeitsplatzes nach Europa. Neben der aktiven Presse-arbeit umfasst das Aufgabenfeld des zukünftigen PR-Experten unter anderem auch die Verbreitung von PR-Ressourcen an PR-Beauftragte aus Clubs und Distrikten, so zum Beispiel die Beratung bei der Einreichung von Distrikt-PR-Grant-Anträgen. Außerdem wird er oder sie Hilfestellung beim Training von Distrikt- und Club-PR-Beauftragten leisten und die Public-Image-Coordinator-Gruppe unterstützen.