RO.CAS 2 in den Startlöchern

Das gab’s noch nie! Mehr als 50 acting Governors, Governors elect, Amtsträger, Verlagsmitarbeiter und weitere Teilnehmer begegneten sich am letzten Märzwochenende online zu einer virtuellen DGR-Tagung, die eigentlich analog hätte in Hildesheim stattfinden sollen – und bewiesen damit, dass Rotary auch in Zeiten von Corona handlungsfähig ist.

Nachholbedarf beim Datenschutz

Das Wichtigste zuerst: RI-Präsident elect Holger Knaack nahm an beiden Tagen an dem Online-Meeting teil und lobte den Governorrat als funktionierende Selbstverwaltung der deutschsprachigen Region.

Den Jugendaustausch in Deutschland und die gemeinsame Verwaltungssoftware nannte Knaack richtungsweisend. Darüber hinaus ermutigte er die Governors und Governors elect, die Clubs ihrer Distrikte dazu anzuhalten, jünger und weiblicher zu werden sowie verstärkt Menschen anderer Kulturen Zutritt zur rotarischen Welt zu gewähren. Und was Rotaract angeht, rief Knaack zu einer „Zusammenarbeit auf Augenhöhe“ auf.

Nicht neu war das Thema Datenschutz, dafür aber dringender denn je. Denn auch zwei Jahre nach Inkrafttreten der DSGVO bestehen lediglich zwischen der Hälfte aller deutschen Distrikte und dem Rotary Verlag sogenannte Auftragsdatenverarbeitungsverträge. Darin wird geregelt, dass der Rotary Verlag die Daten der rotarischen Mitglieder und gegebenenfalls die von deren Partnern nur zu festgelegten Zwecken nutzen darf – etwa im Magazin oder zur Erstellung des Mitgliederverzeichnisses. Formaler Auftraggeber ist dabei jeder einzelne Rotary Club. Damit diese Vereinbarung nicht mit jedem einzelnen Club individuell abgeschlossen werden muss, soll der jeweilige Distrikt hierzu von den Clubs bevollmächtigt werden.

Da bei Nichteinhaltung empfindliche Strafen drohen, mahnte die Vorsitzende des Datenschutzausschusses des DGR die Governors und Governors elect zu zügigem Handeln. Auch der Datentransfer zu Rotary International (RI) in die USA, die laut DSGVO als unsicheres Drittland gelten, muss datenschutzrechtlich geregelt werden. Dies erfordert einerseits eine Änderung der Clubsatzungen und andererseits müssen die EU-Standardvertragsklauseln noch von RI unterschrieben werden.

Externes Media Monitoring

Weiterhin beschloss der DGR, seine Öffentlichkeitsarbeit weiter zu professionalisieren. Dafür werden künftig mindestens 5.560 Euro pro Jahr für ein externes Media Monitoring zur Verfügung gestellt. Zudem werden rund 20.000 Euro für die Betreuung durch eine professionelle Agentur im Falle eines Notfalls eingeplant.

In einer längeren Diskussion über die neue Verwaltungssoftware RO.CAS 2 wurde unter anderem festgelegt, dass in Kürze an den Start gehen soll. Der DGR beschloss zudem, dass die Endabnahme für die Release-Fähigkeit von RO.CAS 2 vom IT-Steuerungskreis (IT-S) vorgenommen wird. Der IT-S wird die verlagsseitige Einführung des neuen Systems begleiten und erhält mit Beginn des neuen rotarischen Jahres den Namen „Steuerungskreis Digital“.