Rotary Aktuell
Für jede Frage ein passender Ansprechpartner
Zu Besuch in einer Online-Mitarbeiterbesprechung des Rotary Deutschland Gemeindienst e.V. (RDG)
RDG steht für eine professionelle Spendenverwaltung. Gleichzeitig berät das RDG-Büro die Clubs auch bei der Planung, Finanzierung und Abrechnung von Projekten. Im Vergleich zu anderen Ländern genießt Rotary Deutschland hier eine für Clubs und Distrikte gleichermaßen komfortable Sondersituation.
Schnell an Situation angepasst
„Willkommen zu unserer Online-Teambesprechung“, begrüßt Renate Renker, Leiterin des RDG-Büros in Düsseldorf, regelmäßig mittwochmorgens die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Denn coronabedingt befindet sich das Team seit März vergangenen Jahres weitgehend im Homeoffice. In der wöchentlichen gemeinsamen Runde wird über Besonderheiten der laufenden Projekte informiert und gleichzeitig für Transparenz in aktuellen Themenbereichen gesorgt.
Bereits zu Beginn der Pandemie wurden die Arbeitsplätze im Homeoffice technisch und ergonomisch gut ausgestattet und so zur rechten Zeit alle Voraussetzungen für die Kontinuität eines effizienten Zusammenarbeitens in den Teams geschaffen. Die IT-Ausstattung der RDG-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die technischen Systeme wurden ebenfalls den Erfordernissen angepasst. „Wir alle sind so in der Lage, von zu Hause aus die Arbeiten vollumfänglich durchführen zu können“, unterstreicht Renate Renker.
Eher Management als Verwaltung
Bei der Zuordnung von Spenden tauchen regelmäßig Fragen auf, insbesondere bei fehlenden Angaben zum Spendenzweck oder widersprüchlichen Informationen im Überweisungstext. „Einige dieser Rätsel können wir aber nur durch etliche Rückfragen lösen und erst dann eine entsprechende Verbuchung vornehmen“, so Anne Liebeck. Bei Spenden vom Clubkonto helfen beispielweise Spenderlisten, wenn sie zeitgleich mit der Überweisung zur Verfügung gestellt werden. Bei den Clubs, die mit RDG-Online arbeiten, sind diese Listen meist schon im System erfasst – eine Erleichterung für den jeweiligen Schatzmeister wie auch für die RDG-Mitarbeiterinnen. Für Clubs, die nicht mit RDG-Online arbeiten, werden zur Arbeitsvereinfachung für Schatzmeister auf Anfrage Blankolisten von RDG zur Verfügung gestellt.
Für eingegangene Spenden erstellt RDG jeweils zu Beginn des Kalenderjahres Zuwendungsbestätigungen für das vorangegangene Jahr, sofern dies nicht bereits über den in RDG-Online registrierten Club geschehen ist. Mit RDG-Online sind Clubs flexibler, da die Schatzmeister so auch zeitnah zur Spendenleistung jederzeit Zuwendungsbestätigungen und Zweitschriften ausstellen können, wenn dies von Spendern, insbesondere von Firmen, gewünscht wird.
Jeder Distrikt kann alle Informationen zu den Spendeneingängen, zum Beispiel für Annual Fund und Polio, über RDG abrufen.
Direkte Unterstützungsangebote
Das Team zur Betreuung der Gemeindienstprojekte der Clubs im In- und Ausland besteht aus Andrea Tischmann und Birgit Bimberg. Beratung bei der Planung sowie bei der Projektumsetzung, inklusive einer Überprüfung der Gemeinnützigkeit sowie der erforderlichen Nachweis- und Dokumentationspflichten, gehören zu ihren Aufgaben. Parallel wird den Clubs auch bei der finanztechnischen Abwicklung von Stipendiatenförderungen unter die Arme gegriffen, etwa bei der Klärung von Finanzierungsprozessen und der Ausstellung von Vereinbarungen.
Auch werden verschiedene distriktübergreifende Bildungsprojekte über RDG betreut. „Mit LLLL und der Mathekiste unterstützen wir zwei konstant sehr erfolgreiche Lernhilfeprojekte“, beschreibt Andrea Tischmann den RDG-Service, der die Beratung, die Vorbereitung der Lastschrifteinzüge sowie den Kontakt mit den Werkstätten bzw. Lieferanten bei Bestellungen beinhaltet.
Als weiteres Lern-Projekt ist seit Beginn dieses Jahres die Initiative End Plastic Soup mit den sogenannten EmergenSea-Bags hinzugekommen. Über diese Materialien kann in Grund- und weiterführenden Schulen die weltweite Bedrohung des Ökosystems durch Plastikvermüllung bewusst gemacht werden.
Förderung für Großprojekte
RDG ist als gemeinnütziger Verein eine Rechtsperson und damit vertragsfähig. „Das ist Grundlage für die Beantragung von Projektzuschüssen des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ)“, betont Yvonne Heimerdinger. Sie berät die rotarischen Projektteams in den Phasen der BMZ-Antragstellung, Projektdurchführung und -abrechnung. Als Schnittstelle zwischen den Rotary Clubs und BMZ übernimmt Yvonne Heimerdinger die Kommunikation mit der zuständigen Stelle beim BMZ. Zwischen Projektteam, RDG und BMZ gibt es hierzu eine fest definierte Aufgabenverteilung.
Beratung bei Grants
Karin Rath und Felix Nellessen kümmern sich um die Clubprojekte mit Förderung durch die Rotary Foundation. Ihre Zuständigkeit für District und Global Grants ist nach Distrikten aufgeteilt. Daneben wird der Distrikt 1800 von Renate Renker und der Distrikt 1860 von Judith Orf betreut.
Bei der Suche nach einem geeigneten Hostclub für ein Global-Grant-Projekt, der Kontaktherstellung zu den Länderausschüssen oder weiteren Ansprechpartnern zur Vorbereitung von Großprojekten kann das RDG-Büro aufgrund der langjährigen Erfahrung mit der Grant-Abwicklung unterstützen.
Dabei ist eine frühzeitige Kontaktaufnahme der rotarischen Projektteams – also bereits zu Beginn des Antragsprozesses – sehr hilfreich. Die jeweiligen RDG-Ansprechpartner geben gerne Hilfestellung: „Wir können hier beispielsweise die Förderfähigkeit einer Projektidee anhand der Richtlinien der Rotary Foundation bewerten“, erklärt Karin Rath. Nicht selten kommt von Clubseite auch der Wunsch auf, dass der Antragsentwurf komplett auf die Erfüllung der Anforderungen der Rotary Foundation geprüft wird. „Oft reicht es aber schon aus, auf ein Best-Practice-Beispiel aus den zahlreichen District- und Global-Grant-Projekten hinzuweisen, die wir kennen“, berichtet Felix Nellessen. „Hierüber kann sich dann ein interessierter Club mit allen Projektabschnitten vertraut machen und erhält so auch eine Vorstellung über den Club-Aufwand sowie die mögliche Projektlaufzeit“, ergänzt Karin Rath. Zwecks Klärung spezieller Fragen wendet sich RDG direkt an die Foundation-Mitarbeiter in Evanston.
Mehr Möglichkeiten
„RDG bietet sowohl im Bereich der Projektförderung wie auch bei Zuwendungen verschiedene Möglichkeiten“, so Judith Orf. Zum Beispiel können Stifter über Zuwendungen an die Deutsche Rotarische Stiftung ein „Ewiges Rotarisches Engagement“ finanzieller Art in rotarische Projekte einfließen lassen.
Weiterentwickeln
RDG passt seine Angebote für die Clubs den Entwicklungen der Rotary-Welt an. Als zentrale Ansprechpartner für übergreifende Themen stehen Renate Renker und Thomas Süßmeir in regelmäßigem Austausch mit den im Deutschen Governorrat vertretenen Distrikten wie auch mit der Rotary Foundation. „Die zweimal jährlich stattfindenden Governorratstagungen liefern uns Anregungen, wie wir RDG verbessern können. Aber auch konkrete Anfragen aus der aktuellen Crew werden an uns gerichtet, wie beispielsweise grundsätzliche Überlegungen zu Spendenaufrufen im Fall von humanitären Katastrophen“, erklärt Renate Renker. Bei den jährlichen Vorbereitungstreffen der Governor elect und nominee ist RDG ebenfalls mit an Bord. „Hier werden beim thematischen Gedankenaustausch schon erste Weichen für das kommende Jahr gestellt“, so Thomas Süßmeir.
Themenschwerpunkte und offene Fragen, die die deutschen Rotarier bewegen, stehen in den vierteljährlichen Gesprächen mit den Mitarbeitern der Foundation in Evanston auf der Agenda, so beispielsweise die derzeitigen Anpassungen im Grant-Fördersystem, die Mittelweiterleitung der Annual-Fund-Spenden oder einfach Verbesserungsvorschläge zum Informationsaustausch zwischen den Organisationen.
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